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Apport en connaissance

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L’outil de diagnostic s’adresse aux gestionnaires d’établissements et services médico-sociaux, qu’ils gèrent un ou plusieurs établissements/services. Il doit leur permettre :

  • d’analyser de façon autonome la maturité de leur Système d’Information actuel (niveau de couverture, usage, niveau de satisfaction…) ;
  • d’obtenir une première vision priorisée des projets SI à mener ;
  • d’évaluer la capacité à déployer un projet SI.

Selon le niveau de maturité et la taille du gestionnaire, l’outil peut répondre à une finalité différente :

  • Pour des gestionnaires peu matures, l’outil permet une montée en compétences sur la mise en place de projets de SI, en permettant d’établir un état des lieux sur le SI actuel, d’identifier les besoins à venir et d’évaluer la capacité du gestionnaire à mettre en œuvre des projets SI.
  • Pour des gestionnaires matures ayant déjà mené des projets SI, l’outil permet d’évaluer le niveau de satisfaction et les usages sur les outils existants, et d’identifier éventuellement les améliorations à mettre en œuvre.
  • Pour des gestionnaires gérant plusieurs établissements, l’outil permet de mener une démarche de convergence, en menant au niveau de chaque établissement et/ou service un état des lieux sur le SI existant, et d’évaluer les améliorations attendues et les besoins à venir.

La restitution des résultats doit permettre aux gestionnaires d’engager un dialogue avec leur direction, instances dirigeantes ou avec les organismes de contrôle et de financement concernant l’évolution de leur SI.

L’outil a été construit selon les principes suivants :

  • simple d’utilisation et ergonomique ;
  • pédagogique, en apportant une approche méthodologique dans la définition des projets SI à mener et en illustrant avec de « bonnes » pratiques pour mener ces projets ;
  • semi-automatisé, par la restitution automatique de résultats synthétiques après avoir renseigné un certain nombre de données.

L’approche retenue pour l’urbanisation des SI et pour l’outil de diagnostic est celle d’une approche par processus/fonctions, afin de placer les personnes accompagnées au cœur de la démarche et permettre de faciliter et optimiser les parcours, indépendamment de l’organisation mise en place au sein de l’ESMS ou de l’ensemble d’ESMS.

À partir d’une cartographie des macro-processus du secteur médico-social, des étapes puis des fonctions ont été définies pour chaque processus. Ces fonctions ont été ensuite priorisées selon l’importance de les couvrir par le SI. Seules les fonctions à couvrir par le SI de façon prioritaire ont été conservées dans cet outil de diagnostic.

L’outil est un fichier Excel® qui se décline en huit onglets :

  • Accueil : Rappel des objectifs de l’outil et de sa structuration (onglets à compléter et onglets de restitution). Le niveau de complétude des onglets à renseigner y est remonté automatiquement et permet de vérifier la complétude des données sur chaque onglet.
  • Caractérisation : Présentation générale de l’établissement/ service ou de l’organisation si elle recouvre plusieurs ESMS, des publics accueillis et des capacités d’accueil, des données financières et ressources humaines.
  • État actuel du SI : Description du niveau de couverture par le SI des fonctions couvrant l'activité de la tructure. L’évaluation des usages est également à renseigner.
  • Apports SI actuels : évaluation du service rendu par les SI actuels.
  • Apports souhaités SI : Pertinence de l’informatisation des fonctions non couvertes actuellement par le SI et apports souhaités.
  • Capacité à déployer : évaluation de la capacité à déployer un projet SI selon différents axes (gestion de projet et moyens humains, exigences métiers et techniques, portage stratégique et moyens financiers).
  • Restitution : Synthèse sous forme de graphiques et de tableaux des résultats de l’évaluation.

La restitution présente de manière synthétique et visuelle les éléments suivants :

  • Carte d’identité de l’établissement /service/entité gestionnaire : répartition des sources de financement, parts d’investissement en SI par rapport au budget global.
  • Niveau de couverture par le SI des fonctions existantes ;
  • Niveau des usages sur le SI existant.
  • Améliorations souhaitées sur le SI existant et nouveaux besoins en termes de couverture, avec la définition d’un niveau de priorité.
  • Capacité à déployer un projet SI.
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Date de parution : 13/11/2015

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