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Apport en connaissance

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En synthèse

La mise en oeuvre d’un projet SI nécessite de respecter un certain nombre de bonnes pratiques.

Les exigences métiers et techniques

L’harmonisation des pratiques, a minima sur le périmètre à couvrir par la solution, constitue un prérequis permettant de faire converger les besoins et d’obtenir l’adhésion des acteurs autour de l’outil qui sera mis en place.

Un autre prérequis nécessaire à la mise en oeuvre d’un projet SI est la réalisation d’un état des lieux des infrastructures afin de s’assurer que celles mises en place sont capables de supporter la mise en oeuvre d’une solution informatique.

L’élaboration d’un cahier des charges permet ensuite de formaliser les besoins, de mener des arbitrages, de faire converger les acteurs sur une expression de besoins commune et de cadrer le périmètre et les attentes avec le prestataire porteur de la solution.

La gestion de projet et les moyens humains

La mise en place d’un projet SI nécessite tout d’abord la constitution d’un binôme composé d’un profil technique capable de porter les exigences techniques (de sécurité, interopérabilité, robustesse, évolutivité…) et d’un profil métier capable de traduire les besoins des métiers en exigences fonctionnelles.

La mise en place d’un dispositif de pilotage adéquat est également indispensable à la réussite du projet.

L’établissement peut s’appuyer pour la mise en oeuvre de son projet sur des compétences locales ou régionales (GCS régional, ARS, CG…) voire faire appel à une assistance externe.

Le portage stratégique et les moyens financiers

Le portage du projet par la Direction est indispensable. Les personnels des ESMS doivent être convaincus que le projet est stratégique pour la structure. Par ailleurs, le financement du projet à une hauteur suffisante pour permettre notamment de financer les actions d’accompagnement et de formation doit être garanti. En effet, la mise en place d’une solution SI ne se limite pas à l’outil, mais également au développement des usages par l’accompagnement des acteurs.

Un appui financier peut également être sollicité auprès des financeurs (ARS, CG) dans le cadre d’un CPOM par exemple. Cela ne suppose pas une dotation supplémentaire mais une allocation différente selon un axe prioritaire sur le SI. La mesure du retour sur investissement (qualitatif et quantitatif) par l’établissement peut faciliter ce type de démarche.

Le rapprochement entre structures permet d’optimiser les moyens humains (chef de projet, porteurs techniques et métiers, etc.) et les coûts (évolutions demandées, maintenance de la solution, etc.). Les acteurs locaux (CG, ARS, GCS régional…) peuvent apporter aux ESMS des compétences non disponibles au sein des établissements, les mettre en relation avec d’autres ESMS pour partager des expériences ou dans un objectif de mutualisation.

Les 14 gestionnaires médico-sociaux ayant accepté de partager leur retour d’expérience présentent une grande diversité (public accompagné, nature juridique, modes d’accompagnement, financement…). Leur analyse transversale met en avant plusieurs bonnes pratiques susceptibles d’être appliquées à tout projet SI dans le secteur médico-social. Ces pratiques, qui sont toutes issues des projets menés, sont regroupées par thème et accompagnées d’un ou plusieurs renvois aux retours d’expérience dans le tableau ci-dessous.

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Date de parution : 13/11/2015

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