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Avis d'experts

Comprendre l'utilisation du nom de famille dans l'identito-vigilance

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Pour les établissements de santé, les erreurs d’identification des patients ont des conséquences très critiques. L’identito-vigilance et en particulier l’identification et la recherche du nom de famille est un sujet fort, d’autant plus prégnant que l’informatisation des dossiers patient renouvelle la question de la sécurité des donnés. Cet avis d'expert a été rédigé par le Dr Thierry MORVAN, membre du collège d'experts de l'ANAP.Pour traiter le sujet, l’auteur définit le nom de famille et explique comment saisir et rechercher le nom de famille du patient permettant de réduire les risques d’erreur.

L’identité d’un individu résulte d’une somme de données de fait et de droit qui souscrivent à distinguer une personne (nom de naissance, nom usuel, nom d’emprunt, prénom(s), date de naissance, lieu et pays de naissance, ... )

Les systèmes d’information des établissements de santé ne proposent pas actuellement des normes communes pour la saisie des identités, qui permettraient d’agir en première intention comme Système de surveillance et de prévention des erreurs et risques liés à l’identification des patients.

L'objectif du recueil et de la saisie de la juste identité dans le SI reste pourtant un axe prioritaire afin de conserver une qualité de prise en charge basée sur le concept « le bon soin au bon patient ».

Définition du nom de famille

Le nom de famille est l’un des traits de l’identité qui est transmise à un enfant par l'un de ses parents, ou les deux, selon les textes législatifs et coutumes en vigueur du pays d’origine de la nationalité du ou des parents.

Il permet de nommer une personne physique.

Le nom de famille s'acquiert par la naissance et par l'effet de la loi :

  • La loi n° 2002-304 du 4 mars 2002 relative au nom de famille a modifié les règles de dévolution du nom de famille. Désormais les parents peuvent choisir le nom transmis, soit celui du père soit celui de la mère soit les deux accolés dans l'ordre choisi par les parents. Le nom de l'enfant peut également être changé pendant sa minorité
  • L'article 311-21 du Code civil (modifié par l'ordonnance n° 2005-759 du 4 juillet 2005 portant réforme de la filiation) Les parents choisissent le nom de famille qui lui est dévolu : soit le nom du père, soit le nom de la mère, soit leurs deux noms accolés dans l'ordre choisi par eux dans la limite d'un nom de famille pour chacun d'eux.
  • La loi n° 2009-61 du 16 janvier 2009 ratifiant l'ordonnance n° 2005-759 du 4 juillet 2005 permet dorénavant d'autoriser le changement de nom de famille des enfants nés avant le 1er janvier 2005 et encore mineurs à la date de ratification de l'ordonnance.

L’orthographe des noms ne répond à aucune règle. Elle peut évoluée d’un acte d’état civil à l’autre selon la personne qui le formalise. Une attention particulière sera portée sur les noms à particule simple et à double particules : « Valéry Giscard d'Estaing », « Dominique Marie François René Galouzeau de Villepin». Ces exemples permettent d’identifier une problématique d’identitovigilance sous-jacente au regard des différents applicatifs, dont certains, très permissifs, acceptent la saisie de caractères et symboles (tirets, apostrophe, espace….)

L’instruction N° DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 relative à l’utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l’identification des patients dans les systèmes d’information des structures de soins détermine la sémantique en « nom de naissance »

 

L’item « nom de naissance » possède plusieurs synonymes : le patronyme (origine grecque, signifiant étymologiquement « nom du père », quand il est transmis par un ancêtre mâle) le matronyme (du latin mater), le nom de famille, le nom patronymique, l’aptonyme.

Documents d'identité

Privilégier pour le contrôle de véracité d’identité, les documents ayant une photographie récente (inférieure ou égale à 10 ans)

  • Titres d’identité avec photographie sont diverses : carte nationale d'identité ; passeport normal et biométrique ; permis de conduire ; permis de chasser avec photo délivré par le représentant de l'État ; carte du combattant de couleur chamois ou tricolore ; carte d'identité ou carte de circulation avec photo délivrée par les autorités militaires ; carte d'identité de fonctionnaire de l'État de parlementaire ou d'élu local avec photo ; carte d'invalidité civile ou militaire avec photo ; titre de séjour.
  • Titres d’identité sans photographies : le livret de famille ; extrait de naissance ; seront fonction des origines de certains patients les seuls documents attestant de leurs traits d’identification.

Modalité de recueil, de recherche et de saisie d'identité dans le SI

Le recueil

Le recueil doit être croisé et s'appuyer sur un minimum de deux sources, le déclaratif du patient ou de l'aidant avec une validation par un titre d'identité récent comportant si possible une photographie. (cf liste des titres d’identité reconnus comme tels)

Celui-ci se réalisera suivant deux approches distinctes selon que la personne puisse ou ne puisse pas communiquer.

Pour les personnes communicantes , la requête sera menée à l’aide de questions ouvertes, permettant ainsi un échange d'informations pertinentes avec réponses claires. (les questions fermées n'autorisant que deux réponses « oui /non » et donc génératrices d'erreur donc à ne pas employer).

Pour les personnes à communication altérée, dans le cadre de la création l’usage des questions ouvertes sont de rigueur avec les aidants, et en dernier recours à l’ensemble des documents mis à disposition de l’établissement lors de l’admission.

Pour les personnes non francophones sans l’alternative d’un aidant francophone l’appel à un interprète de l’établissement lorsque cela est possible (annuaire interne des interprètes professionnels ou appel à un interprète extérieur en l’absence de la ressource)

Préconisations sur les modalités de recherche

La recherche par date de naissance :

Ce mode de recherche reste à privilégier car il offre l’opportunité de vérifier l’absence de dossiers multiples pour un même individu.

La recherche par nom et date de naissance : un grand nombre d’établissements adoptent un mode de recherche nom/date de naissance : il s’agit de saisir les 3 premières lettres du nom de famille, puis d’ajouter une date de naissance. La recherche permet alors de ramener un nombre plus restreint d’identités tout en permettant de visualiser les éventuelles fautes qui auraient pu être commises sur l’orthographe du nom de famille.

 

La recherche par nom et prénom avec des outils métiers implémentant la recherche phonétique :

Certains applicatifs proposent une recherche approximative et des correspondances possibles grâce à un algorithme phonétique indexant la saisie selon sa prononciation, à l’opposé de la recherche textuelle stricte (exact string comparaison) qui a ses limites.

Le résultat affiche alors systématiquement les transcriptions phonétiques approximatives de tous les noms de la base de données, offrant ainsi un éventail plus large et la mise en évidence d’éventuels doublons.

La saisie

Lors de la recherche puis de la saisie d’une identité dans un applicatif, les seuls et uniques caractères utilisés seront les 26 lettres de l’alphabet. Aucun caractères spéciaux ne doivent être employés, (à savoir aucun accent, aucun graphème, aucune d’iatriques et aucune ligature) ainsi que caractères spéciaux typographiques.

L’alphabet français est enrichi de treize voyelles accentuées, cinq diacritiques, d’un graphème, deux ligatures de lettres, et des signes de ponctuation qui sont les traits d’union, les doubles traits d’union, les apostrophes, ainsi que les points et virgules. Les bases de données patient devraient procéder à l’interdiction d’utilisation des caractères supplémentaire aux 26 lettres de base de l’alphabet.

Carte vitale

La carte vitale ne doit pas être utilisée pour une identification fiable du patient, elle ne doit être utilisée que pour la facturation et le remboursement des soins. Les erreurs concernant les données d'identification sont fréquentes sur les cartes vitales et certains usagers ne font pas modifier leur carte vitale pour diverses raisons.

Lors de son usage, les données visibles sont parfois différentes des données numériques, nom de famille ou nom usuel (erreur orthographique, caractères spéciaux, nom usuel), son prénom usuel (erreur orthographique, caractères spéciaux, orthographe tronqué), erreur de date de naissance sont aussi possible, une photographie en couleur de taille trop réduite et ne permettant pas toujours un rapprochement iconographique. La somme de ces éléments démontre l’absence de fiabilité à l’identification avec la CV.

Le service de facturation peut être amené à devoir modifier l’identité d’un patient pour faire correspondre à la carte Vitale afin de pouvoir facturer (retour et refus de bordereau, connaissance de la divergence entre la juste identité et l’identité. La carte vitale ne doit pas être utilisée pour une identification fiable du patient elle doit être utilisée que pour la facturation et le remboursement des soins. Les erreurs concernant les données d'identification sont fréquentes sur les cartes vitales (erreur orthographique sur les noms de famille, les noms usuels, sur les prénoms, sur les dates de naissance – non prise en compte par les caisses des changements de nom usuel après séparation – utilisation arbitraire des caractères spéciaux exemple présence ou absence de-Jean-Pierre, Jean Pierre sans traits d'unions). Par ailleurs certains usagers ne font pas modifier leur carte vitale pour diverses raisons.

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Date de parution : 23/04/2015

Commentaires ( 2 )

ANDRE Camille
posté le 30/04/2015

Le document aurait été encore plus pertinent si dans le titre, le nom de naissance apparaissait en lieu et place du nom de famille.
Je note aussi que dans les modalités de recherche d'antériorité proposées, la prise en compte de 3 lettres dans la recherche du nom ne permet par de détecter les erreurs d'identification antérieures lorsque qu'une identité avec un nom à particule est erroné.
Par exemple lors d'une recherche d'antériorité pour Dominique De Machin, sur 3 caractères DE_ ne permettra par d'identifier le dossier DEMachin, en revanche, l'identification sur 2 digits permet de détecter l'erreur d'identification.
A noter que pour l'exemple N guyen par exemple, la recherche sur 1 caractère reste difficile.
Dans la pratique, l'identification du risque de non détection portant sur les identités commencant par DE, LE, LA, DU, N... devrait être prise en compte par l'établissement à la recherche d'une amélioration continue de son processus de recherche d'antériorité.

MORVAN Thierry (POLYCLINIQUE COTE BASQUE SUD)
posté le 02/06/2015

Bonjour

Merci beaucoup pour vos remarques très pertinentes.

En ce qui concerne le titre de la publication , il fait référence à la publication de la DGOS datée du 7 juin 2013 portant sur le « nom de famille ». C’est pourquoi nous avons repris cette dénomination, tout en la rapprochant du « nom de naissance », qui figure dans certains applicatifs.
Nos publications sont en lien avec les SI des établissements dans le cadre du programme Hopital Numérique.
Il ne s’agissait donc pas de réécrire les préconisations en identito-vigilance en deux pages , pour lesquelles le GMSIH a déjà longuement publié des outils et des recommandations , mais d’apporter :
· un éclairage sur la définition du « nom de famille »
· un exemple de cas particulier : noms à particule , le sujet est abordé sur cinq lignes en ce qui concerne votre constat : "Une attention particulière sera portée sur les noms à particule simple et à doubles particules."
· une modalité de recherche type : 3 caractères
· un rappel sur les pièces d’identité à retenir et la problématique de la facturation qui demande de retenir les éléments de la carte vitale

Par ailleurs, nous savons que l’ Identito-vigilance est un sujet récurrent sur lequel chaque établissement travaille et établi des modalités de recherche pertinentes.
Mes propositions de mode de recherche sont établies ici sur la base de 3 lettres, afin de ne pas pénaliser les gros établissements ou les CHU qui, avec une recherche sur 2 lettres, se retrouveraient avec des listes de milliers de patients...
Le mode de recherche est une réflexion menée par les ES, en fonction de critères réfléchis en CIV. Le plus important à mes yeux c’est que la vigilance reste quotidienne…

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