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Retour d'expérience, témoignage ♦ Apport en connaissance

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Par lettre de mission du Directeur Général de l’Offre de Soins datée du 23 juillet 2013, l’ANAP a été saisie pour réaliser un « audit des Systèmes d'information hospitaliers auprès d’établissements représentatifs ».

Cet audit a pour objectif d’identifier les déterminants principaux de la réussite ou de l’échec de l’usage des systèmes d'information découlant des choix d’urbanisation des SI et des organisations sous-jacentes.
Cet audit vise également à alimenter la stratégie nationale d’appui au développement des SIH au bénéfice de l’ensemble de la communauté hospitalière.

Pour l’ANAP, cet audit est également l’occasion de capitaliser sur la démarche et ses résultats pour proposer à la puissance publique des pistes qui pourraient nourrir leurs actions et leurs commandes.

Établissements audités

La commande publique précise de réaliser un audit auprès de 12 établissements représentatifs.
Un groupe d’experts a été constitué (voir tableau ci-dessous) dont l’objectif était d’identifier ces établissements.

FIGURE 6 : MEMBRES DU COMITE D’EXPERTS

Le choix du comité d’experts s’est porté sur des établissements illustrant la diversité et les degrés de complexité des SIH en place. Six critères d’inclusion ont été retenus :

  • Existence d’urgences
  • Existence de blocs opératoires
  • Diversité de l’activité : médecine, chirurgie, moyen, long séjour…
  • Statut juridique (public, ESPIC, privé lucratif)
  • Editeur / filière retenue
  • Type de SIH retenu (intégré versus « meilleur dans sa catégorie »)

Les établissements audités sont les suivants, l’ordre de présentation étant celui des rencontres :

  1. Centre Chirurgical Marie Lannelongue (établissement de santé privé d’intérêt collectif, ESPIC – établissement ayant fait l’objet d’un audit de rodage pour valider la démarche)
  2. Centre Hospitalier de Dunkerque (établissement public de santé)
  3. Centre Hospitalier de Cannes (établissement public de santé)
  4. Centre Hospitalier Intercommunal de Fréjus (établissement public de santé)
  5. Centre Hospitalier William Morey de Chalon-sur-Saône (établissement public de santé)
  6. Clinique Pasteur d’Evreux (établissement privé lucratif)
  7. Centre Hospitalier Intercommunal de Haute Comté (établissement public de santé)
  8. Groupe Hospitalier de l’Institut Catholique de Lille (ESPIC)
  9. Centre Hospitalier Bretagne-Sud de Lorient (établissement public de santé)
  10. Centre Hospitalier Universitaire de Toulouse (établissement public de santé)
  11. Polyclinique St Roch de Montpellier (établissement privé lucratif)
  12. Hospices Civils de Lyon (établissement public de santé)
  13. Centre Hospitalier Universitaire d’Angers (établissement public de santé)

Principales caractéristiques des établissements audités

Cette sélection d’établissement se veut illustrative des situations de complexité du SIH induit par le degré de spécialisation de l’établissement. Le degré de spécialisation est apprécié au regard de l’indicateur « Taux de GHM racine représentant 80% de l’éventail des cas traités ».

Groupe 1 : ES très spécialisés (ES avec un taux inférieur à 50)

Catégorie Raison sociale Région
CLINIQUE PIRVEE POLYCLINIQUE SAINT ROCH LANGUEDOC-ROUSSILLON
ESPIC CENTRE CHIRURGICAL MARIE LANNELONGUE ILE-DE-FRANCE

Groupe 2 : Généralistes « simples » (ES avec taux > 50, sans réanimation, sans maternité)

Catégorie Raison sociale Région
CLINIQUE
PRIVEE
CLINIQUE PASTEUR HAUTE-NORMANDIE

Groupe 3 : Généralistes « moyennement complexes » (ES avec taux > 50, avec réanimation ou maternité)

Catégorie Raison sociale Région
CH CENTRE HOSPITALIER DE
DUNKERQUE
NORD-PAS DE CALAIS
CH CH PONTARLIER FRANCHE-COMTE

Groupe 4 : Généralistes « complexes » (ES avec taux > 50, avec réanimation et maternité)

Catégorie Raison sociale Région
CHU CHU TOULOUSE MIDI-PYRENEES
CHU HOSPICES CIVILS DE LYON RHONE-ALPES
CHU CHU D'ANGERS CENTRE
CH CENTRE HOSPITALIER WILLIAM MOREY BOURGOGNE
CH CHI FREJUS PACA
ESPIC GHICL NORD-PAS DE CALAIS
CH CH DE CANNES PACA
CH CH BRETAGNE SUD LORIENT BRETAGNE

Le référentiel d’audit

Le référentiel d’audit a été élaboré par l’ANAP en lien avec le comité d’experts cité précédemment à partir des principaux référentiels d’audit de SI :

  • EFQM : European Foundation for Quality Management
  • COBIT : Control Objectives for Information and related Technology

Ce référentiel se structure de la manière suivante :

  • 5 chapitres
  • 14 références
  • 48 critères
  • Des points de contrôles constituant une liste indicative guidant l’auditeur
  • Des éléments de preuve

Chaque référence, critère et point de contrôle fait l’objet d’une évaluation (ensemble des éléments factuels et visuels) selon trois critères :

  • L’existence : constater l’existence concrète d’une ressource, d’un outil et/ou d’une procédure
  • L’opérationnalité : apprécier l’utilisation effective par le personnel responsable d’une ressource, d’un outil et/ou d’une procédure
  • La fiabilité : apprécier la qualité intrinsèque, le niveau de maturité et la reproductibilité d’un processus projet Le référentiel couvre cinq aspects d’un SIH.

FIGURE 7 : REFERENTIEL D’AUDITS

Le référentiel ne couvre pas les relations avec les prestataires / les fournisseurs de l’établissement, les activités non directement liées à la gestion du SIH, les aspects relevant de l’expertise comptable, de la certification des comptes.

Le tableau ci-dessous présente l’ensemble des chapitres et références du référentiel :

  • Direction et stratégie
    • GOUV01-Stratégie de l’établissement et stratégie du système d’information
    • GOUV02-Gestion globale des compétences nécessaires au SI
    • GOUV03-Partenariats stratégiques du SI
  • Performance observée
    • RESU-01- Usage du SI
    • RESU-02- Résultats métier
  • Processus de management du SI
    • MAGT01- Management global du SI
    • MAGT02- Maintien en conditions opérationnelles du SI
    • MAGT03- Évolution du SI
  • Processus métier
    • PROM-01- Production de soins - Prise en charge médicamenteuse
    • PROM-02- Facturation et recouvrement des venues du patient
    • PROM-03- Pilotage médico-économique
  • Situation opérationnelle du SIH
    • SIOP01-Situation actuelle du SI
    • SIOP02-Identification du patient
    • SIOP03-Identification des Professionnels de santé

Déroulement de l’audit

L’audit est réalisé par une équipe de deux personnes constituée d’une personne de l’ANAP et d’un prestataire.

Les entretiens ont été préalablement planifiés par les établissements audités sur 2 journées complètes et réunissent généralement plusieurs personnes concernées par une référence, puis une matinée de restitution à chaud des principaux enseignements pour l’établissement.

La réalisation des audits a mobilisé a minima les profils suivants : 

  • Directeur, Directeur adjoint
  • Président de CME
  • Médecin DIM 
  • Pharmacien
  • DSIO et chef de projet SI et chef de projet métier
  • Direction des affaires financières- DAF/bureau des entrées
  • Direction des affaires économiques- DAE
  • Direction des ressources humaines- DRH
  • Direction des soins- DSI
  • Direction des affaires juridiques- DAJ
  • Direction de la qualité-DQ
  • Représentants des utilisateurs médecins soignants

Il ne s’agit pas d’un audit de contrôle mais d’une démarche visant à s’interroger collectivement sur la situation de l’établissement par rapport à son SIH, à partir d’un regard factuel et objectif apporté par la démarche d’audit.

Un objectif secondaire de la démarche était de fournir à l’établissement de proposer des pistes d’amélioration à partir de la photographie d’ensemble fournie par l’audit.

Validation des résultats de l’audit

À la suite des audits réalisés auprès des établissements, deux journées de travail ont été organisées, la première concernant le pilotage médico-économique et la facturation, la seconde relative à la stratégie et au pilotage des SIH.
Des représentants des établissements audités, des représentants des collèges des DSIO de CH des DSIO de CHU, du collège des DAF de CHU, des ambassadeurs Hôpital Numérique, des représentants la DGOS, MSIOS et responsables des projets nationaux FIDES étaient conviés afin de partager avec eux les grands constats de l’audit et les pistes de travail envisagées.

Limites de l’audit

Cet audit présente plusieurs limites notamment :

  • Il ne prend pas en compte certains types d’établissements (établissements spécialisés, exhôpitaux locaux…) et n’est pas représentatif statistiquement (3 500 établissements en France)
  • Cet audit reste « hospitalocentré » et n’aborde pas spécifiquement le SI de Santé et les contraintes imposées par les acteurs intervenants dans la chaîne de prise en charge des patients (ex : la médecine libérale, le médico-social, laboratoires d’analyses libéraux…)
  • Les délais contraints pour réaliser l’audit (2 jours avec les établissements) n’ont pas permis d’analyser en profondeur les processus audités (circuit du médicament, chaîne de facturation, pilotage médico-économique), l’intégration du cadre d’interopérabilité des applications, le ressenti des utilisateurs…
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Date de parution : 13/10/2014

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