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Etienne MAUGET

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Présentation de la coopération

  • Coopération entre l’association Le Moulin Vert et la Fondation OVE en 2016 pour la mise en place d’un cahier des charges commun visant l’acquisition d’un dossier informatisé de l’usager (DIU).

  • La coopération porte sur les champs du handicap (domicile et hébergement), de la protection de l’enfance et de la famille.

  • Le Moulin Vert regroupe 51 établissements dans les champs PA, PH et ASE et emploie 1 000 salariés.

  • La Fondation OVE regroupe 68 établissements dans les champs PH et ASE lors de la coopération et emploie 1 300 salariés.

La Fondation OVE et Le Moulin Vert travaillent ensemble depuis 2012 dans le cadre de RESSOURCIAL, un groupement de coopération sociale et médico-sociale dédié au développement des systèmes d’information dans le secteur et ont partagé leur souhait respectif de se doter d’un nouveau Dossier Informatisé de l’Usager (DIU). Au moment de la coopération, Le Moulin Vert ne disposait pas d’une solution et la Fondation OVE souhaitait changer sa solution existante. Au démarrage, il a été envisagé d’intégrer d’autres organismes gestionnaires, mais cela n’a pas été possible compte tenu du calendrier souhaité par les deux initiateurs.

Cette coopération devait permettre de négocier des tarifs plus avantageux tout en élaborant un cahier des charges plus complet en croisant les besoins des deux organismes gestionnaires. Par cette coopération, Le Moulin Vert souhaitait bénéficier de l’expérience de la Fondation OVE dans la conduite d’un projet de DIU et de son expertise juridique tandis que la Fondation OVE pouvait capitaliser sur les travaux réalisés depuis deux ans par Le Moulin Vert sur l’écriture du cahier des charges.

Déroulement de la coopération

Les deux organismes gestionnaires ont signé une convention de collaboration servant de base à la démarche d’appel d’offres et cadrant le périmètre de la coopération. Celle-ci a porté uniquement sur la conduite d’une consultation en commun à l’issue de laquelle chaque organisme gestionnaire était libre de contractualiser avec l’éditeur de son choix.

Une fois la décision actée d’élargir les réflexions, les deux organismes gestionnaires se sont réunis lors de quatre ateliers de travail pour l’écriture du cahier des charges. Une fois celui-ci finalisé et publié, sept candidatures ont été reçues et quatre auditions ont été réalisées en commun. In fine, les deux organismes gestionnaires optent pour le même éditeur et la coopération prend fin. Le déploiement est alors propre à chaque association. Malgré cela, les deux organismes gestionnaires continuent d’échanger régulièrement autour de leurs questionnements, facteurs clés de succès et poursuivent leur partage d’expériences.

Bilan de la coopération

La coopération a été très positive, car elle a permis l’atteinte de plusieurs objectifs : la Fondation OVE a pu bénéficier d’un cahier des charges déjà en travail depuis deux ans et Le Moulin Vert a pu bénéficier de l’expérience de la Fondation OVE sur le sujet et d’un appui juridique. En revanche, les économies d’échelle, bien qu’existantes, ont été limitées en raison de la possibilité de choisir un éditeur différent. Forts de cette expérience commune, les deux organismes gestionnaires pourraient être amenés à coopérer sur de nouveaux projets si les objectifs, les modalités de mise en œuvre et la temporalité venaient à concorder à nouveau.

Point remarquable du retour d’expérience

Les deux organismes gestionnaires travaillaient ensemble depuis plusieurs années permettant de développer une confiance respective facilitant la coopération. Ils disposent en outre de cœurs de métiers proches avec des similarités techniques et des statuts juridiques proches. L’expérience des deux organismes gestionnaires dans la gestion de projet ainsi que leur maturité sur les questions de système d’information ont été des éléments facilitateurs. Ils ont bénéficié d’un appui de leurs directions respectives permettant de travailler selon un planning adapté avec des ressources suffisantes tout en mettant en cohérence les moyens avec les besoins. Un tel projet de coopération aurait pu présenter un risque de divergence dans les attentes et besoins des deux parties. De ce fait, il a été important de définir dès le démarrage la marche à suivre en cas de désaccord ou de divergence profonde.

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Date de parution : 14/01/2020

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