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Etienne MAUGET

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Présentation de la coopération

  • Coopération entre APF France handicap, ASEI, LADAPT et la Fondation OVE depuis 2015 pour l’achat et le déploiement d’un logiciel de management par la qualité en commun.

  • Les quatre associations regroupent un nombre important d’établissements intervenant dans le secteur sanitaire et médico-social et le projet de coopération porte sur l’ensemble de l’activité tarifée des associations.

Le projet de coopération naît dans le cadre du cercle interassociatif (CIA), un groupe de réflexion dont sont membres les quatre associations et qui travaille depuis dix ans sur la qualité des accompagnements et l’évolution de l’offre de service. Plusieurs projets ont déjà été réalisés dans ce cadre, notamment : un référentiel interassociatif utilisable entre autres pour les démarches d’évaluation interne et un dispositif d’audit croisé entre les quatre associations. En 2010/2011, les associations se dotent d’un premier logiciel CIEVA, mais à l’issue des premières évaluations menées, le besoin émerge de se doter d’un nouvel outil plus complet et n’excluant pas l’évaluation interne du reste de la démarche d’amélioration de la qualité globale et transversale.

Le projet est initié en raison d’une temporalité commune aux associations et d’un contexte favorable en termes d’investissement, de cohésion de travail et de maturité des SI pour un tel projet. Ce projet répondait en outre aux objectifs de plusieurs CPOM en outillant la stratégie qualité et la gestion des risques.

Déroulement de la coopération

Au début de l’année 2015, les quatre associations ont acté le fait de s’engager ensemble dans la recherche d’une solution commune d’achat d’un logiciel qualité : la coopération a porté sur le processus achat et sur une partie du développement de l’outil. L’objectif n’était pas de disposer d’un outil identique, mais d’un socle de modules communs (correspondant à la transposition du référentiel d’évaluation interne) et de modules spécifiques à chaque association.

Après un travail sur le cahier des charges, des phases de sélection et d’achat, les associations ont finalement arrêté leur choix sur un outil commun. La gouvernance du projet a été travaillée via des réunions trimestrielles dans le cadre du cercle et par des réunions bisannuelles entre les équipes projet, le niveau d’interaction variant en fonction du travail à mener.

Bilan de la coopération

La coopération a permis la mise en commun des différentes ressources et leur mutualisation. Elle a de plus généré un effet volume : le nombre de licences achetées est plus important ce qui a réduit très significativement leur coût individuel. Le travail commun a également permis de réduire le temps consacré au projet, source d’économies. La coopération a entraîné des échanges et un partage d’expérience permettant de monter en compétence et de bénéficier d’un outil répondant au besoin de chacun tout en prenant en compte ses spécificités.

Point remarquable du retour d’expérience

Les associations travaillaient ensemble en amont de la coopération ce qui a conduit à une bonne connaissance des forces et faiblesses de chacune. Elles disposaient d’un niveau de maturité équivalent en termes de qualité et de gestion des risques permettant d’avoir des besoins similaires. De plus, les associations sont de taille importante et d’une maturité proche sur les questions numériques.

La marge de manœuvre laissée aux associations sur le calendrier et les modalités de déploiement a permis de faciliter la conduite du projet. Un tel projet de coopération aurait pu présenter un risque si les associations avaient insuffisamment marqué la limite de la coopération c’est pourquoi il a fallu définir en amont le périmètre de celle-ci.

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Date de parution : 14/01/2020

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