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Etienne MAUGET

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Présentation de la coopération

  • Coopération entre l’ALEFPA, l’IRSAM, l’ARI et la Fondation OVE autour d’un achat commun de réseau de données.

  • La coopération porte sur l’ensemble des sites physiques des quatre membres : 350 établissements au total en France et en outremer.

L’ALEFPA est membre d’un club décideur SI créé par RESSOURCIAL, un groupement de coopération médico-social dédié au développement des SI dans le secteur. En 2017, lors d’une réunion du club décideur, l’ALEFPA évoque le besoin de travailler à la consolidation de son socle SI avec comme objectif de professionnaliser et de sécuriser son réseau d’entreprise pour gagner en qualité et en service. La consolidation doit passer par un achat afin de mettre en place une interconnexion entre les établissements pour partager les outils et avoir une gestion commune du SI.

D’autres associations partagent la même problématique, le même besoin et les mêmes contraintes de temporalité et d’implantation : la Fondation OVE, l’IRSAM et l’ARI. Les associations partagent également le souhait de se doter d’une solution évolutive permettant de répondre à leurs besoins actuels et futurs.

Déroulement de la coopération

Les quatre membres ont décidé de s’associer pour l’achat commun d’un réseau de données avec le souhait de choisir un même opérateur : rédaction d’un cahier des charges, publication d’un appel d’offres, sélection et achat. Une fois l’opérateur sélectionné, la contractualisation est réalisée à titre individuel.

Les membres ont fait appel à un cabinet extérieur pour les aider sur la rédaction du cahier des charges et une fois celui-ci publié, une rencontre a été organisée avec les opérateurs retenus avec des visites sur sites imposées. Des auditions sont enfin menées et le choix de l’opérateur est réalisé, mettant fin à la coopération.

Les membres ont établi une convention de partenariat afin de disposer d’une entité pour la publication de l’appel d’offres et dans le but de sécuriser la coopération. Celle-ci définit les rôles et les responsabilités de chacun et prévoit des clauses de sortie de la coopération. La gouvernance du projet est menée par un COPIL regroupant les DSI des quatre membres. ALEFPA est désignée coordonnateur du projet et porte le marché.

Bilan de la coopération

La coopération a été très positive en permettant une baisse significative des coûts du cabinet extérieur et de la solution retenue avec l’opérateur. Le projet a conduit à un partage d’expérience permettant de capitaliser sur les connaissances respectives. Enfin, la coopération a permis de travailler de façon conjointe sur un projet structurant pour le SI tout en tenant compte des spécificités et des contraintes de chacun.

Le succès de cette coopération conduit les membres à réfléchir à des collaborations sur d’autres périmètres à l’avenir. Les associations ALEFPA et IRSAM sont ainsi allées plus loin dans la coopération en s’associant pour la mutualisation de la connexion avec l’ile de La Réunion.

Point remarquable du retour d’expérience

La mise en relation entre les acteurs s’est effectuée naturellement grâce aux rencontres dans le cadre de RESSOURCIAL et a permis de mettre en avant la volonté partagée de professionnaliser leurs réseaux. Le lien préexistant entre les quatre DSI a conduit à une confiance respective qui a rendu possibles la conduite et l’aboutissement du projet.

Le projet présentait peu de risques pour les membres grâce à la convention ayant permis de sécuriser la coopération. Le seul risque aurait été de ne pas réussir à s’entendre sur un calendrier conjoint pour le projet par rapport aux contraintes respectives.

 

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Date de parution : 14/01/2020

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