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Etienne MAUGET

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Les différents témoignages de coopérations en matière de système d’information permettent de mettre en avant des facteurs ayant conduit à la réussite des projets, sans lesquels la coopération n’aurait pu atteindre les objectifs fixés :

leviers de réussite

Figure 4 : Six leviers de réussite d’une coopération SI dans le secteur médico-social

Une gouvernance stratégique équilibrée avec un pilotage opérationnel neutre

La coopération doit reposer d’une part sur un équilibre des pouvoirs entre les membres indépendamment de leur taille et les décisions doivent être prises de façon concertée. Elle doit reposer d’autre part sur un pilotage opérationnel neutre. L’identification d’un chef de projet unique doit pouvoir s’appuyer sur des référents au sein de chaque Organisme Gestionnaire (OG). Le chef de projet centralisera les informations et sera un relais pour l’ensemble des OG. Il pourra coordonner le projet en étant l’interlocuteur privilégié du prestataire extérieur, mais ne doit pas prendre les décisions sans consultation des structures parties prenantes ou sans délégation formalisée en amont.

Une connaissance antérieure à la coopération

Le lien établi entre acteurs par le passé est un élément clé du succès de celle-ci. Cette connaissance permet d’une part de s’appuyer sur une confiance déjà établie et d’autre part de mieux cerner les acteurs avec qui coopérer et ainsi choisir des acteurs complémentaires. La coopération est d’autant facilitée qu’elle est menée entre un nombre restreint d’acteurs permettant d’éviter une dispersion et de favoriser les échanges et les prises de décision.

Dans plusieurs cas de coopérations, les acteurs avaient déjà travaillé ensemble sur des projets ou étaient membres d’un groupement de coopération SI permettant un renforcement de la connaissance et de la confiance mutuelle. Cette connaissance a même permis dans le cadre de plusieurs coopérations de travailler sans passer par l’établissement d’une convention entre les parties prenantes.

Des structures semblables et soumises aux mêmes contraintes

Les témoignages de coopération soulignent l’importance d’un travail entre acteurs semblables sur différents aspects : une taille de structures équivalente, des statuts juridiques similaires, des champs d’activités similaires, le même public accompagné, une architecture SI similaire, etc.

Ces témoignages mettent également en avant les contraintes temporelles identiques auxquelles les membres étaient soumis. En effet, plusieurs projets de coopération ont souhaité s’étendre, sans que le calendrier ne le permette in fine.

Une complémentarité entre acteurs

Le projet de coopération présente un intérêt pour les parties s’il s’appuie sur une complémentarité entre les acteurs, notamment en termes de compétences. En effet, cela permettra de bénéficier d’un partage d’expérience et d’expertise et ainsi être mieux outillé pour conduire le projet. Coopérer avec des acteurs semblables ou avec une expertise dans des domaines équivalents présente ainsi un intérêt moindre.

Des enjeux partagés et un intérêt mutuel à coopérer

Les structures doivent avoir des enjeux partagés et un même objectif dans la coopération avec une volonté de convergence vers une cible commune. Il faut que les acteurs aient une vision partagée du projet avec une réelle volonté de coopérer et ne pas être en concurrence.

Le projet doit présenter un intérêt propre et un intérêt mutuel pour les différentes parties. Il doit répondre d’une part à un besoin (actuel et futur) et une attente interne et d’autre part permettre à chaque acteur de tirer un bénéfice de celle-ci.

La coopération doit permettre d’obtenir des gains mutuels pour les membres. Si ce n’est pas le cas, le projet s’apparente davantage à un partage d’expérience ou à un transfert de compétence.

Un cadrage initial du projet

Le périmètre et les limites de la coopération doivent être cadrés en amont et être respectés afin de répondre aux objectifs initiaux. La formalisation d’un cadre commun en début de projet est par conséquent importante quand bien même elle peut prendre du temps. Ce cadrage ne doit cependant pas brider la création de valeur propre aux échanges liés à la coopération.

Ce cadrage doit également permettre de définir en amont les modalités de travail commun et ainsi s’entendre sur les points suivants :

  • Phasage et calendrier de mise en œuvre adapté au projet

  • Répartition des rôles entre acteurs en fonction de leurs compétences et expertises

  • Définition du modèle économique et des modalités de répartition des coûts projet 

  • Définition d’une équipe projet et d’une gouvernance dédiées

  • Définition de la marche à suivre en cas de divergence de positionnement dans le cadre du projet

  • Définition des modalités de travail dans le cadre de la coopération (réunions, visioconférence, partage de fichiers, échanges mail…).

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Date de parution : 14/01/2020

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