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Méthode

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Contexte et périmètre

Contexte et objectifs

Le socle commun du programme HOP’EN est constitué de 4 prérequis indispensables à une gestion sécurisée des soins dans un contexte de décloisonnement des prises en charge, dont la mise en place, par l’ensemble des établissements de santé est attendue d’ici la fin du programme :

  • Identités, mouvements (P1) ;

  • Sécurité (P2) ;

  • Confidentialité (P3) ;

  • Échanges et partages (P4).

Il comprend également 7 domaines fonctionnels pour lesquels le programme définit des exigences en matière d’usage du système d’information.

  • Les résultats d’imagerie, de biologie et d’anapath (D1) ;

  • Le dossier patient informatisé et interopérable et le DMP (D2) ;

  • La prescription électronique alimentant le plan de soins (D3) ;

  • La programmation des ressources et l’agenda du patient (D4) ;

  • Le pilotage médico-économique (D5) ;

  • La communication et les échanges avec les partenaires (D6) ;

  • La mise à disposition de services en ligne aux usagers et aux patients (D7).

La présente fiche doit guider les établissements pour élaborer leur cartographie applicative.

Le périmètre fonctionnel d’un SIH diffère en fonction de la maturité de l’établissement en termes de systèmes d’information. Cependant, il peut être cartographié sur la base de cinq grands domaines fonctionnels que sont la production de soins cliniques, la production de soins médico-techniques, le pilotage médico-économique, le support et l’infrastructure.

SI et GHT

Le système d’information constitue une fonction mutualisée obligatoire du GHT. La loi du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé prévoit dans son article 107 que l’établissement support désigné par la convention constitutive assure, pour le compte des établissements parties au groupement :

« La stratégie, l’optimisation et la gestion commune d’un système d’information hospitalier convergent, en particulier la mise en place d’un dossier patient permettant une prise en charge coordonnée des patients au sein des établissements parties au groupement. Les informations concernant une personne prise en charge par un établissement public de santé partie à un groupement peuvent être partagées, dans les conditions prévues à l’article L. 1110-4. »

En pratique, le SI cible se construit dans une logique de mutualisation des infrastructures et d’homogénéisation des outils voire d’unicité. Il appartient aux établissements de se définir une cible et une trajectoire adaptée. L’objectif est d’homogénéiser de façon progressive le SIH.

Pour ce faire, il est indispensable de disposer d’une cartographie applicative à jour du SI. Cette cartographie doit permettre :

  • D’évaluer le niveau de couverture par rapport à une cible en matière de SI ;

  • D’évaluer le niveau de redondance sur le périmètre applicatif et fonctionnel des applications disponibles ;

  • D’objectiver la situation grâce à l’inclusion d’une analyse du niveau de déploiement - développement des usages sur les applicatifs, d’une évaluation de l’obsolescence et échéances contractuelles.

Indicateur concerné

La fiche concerne principalement les indicateurs ci-dessous :

  • Indicateur P1.1 — Taux d’applications au cœur du processus de soins, de la gestion administrative du patient et du PMSI connectées à un référentiel unique d’identités des patients

  • Indicateur P1.3 — Taux d’applications au cœur du processus de soins, de la gestion administrative du patient et du PMSI connectées à un référentiel unique de séjours et de mouvements des patients

Méthode proposée

Principes directeurs

L’élaboration d’une cartographie applicative repose sur les principes suivants :

  • La mobilisation d’un référent en charge de l’élaboration de la cartographie applicative. Il est en charge de mobiliser les acteurs en charge de ces applications au sein de son établissement pour obtenir une description de la cartographie applicative ;

  • La capitalisation issue des travaux menés dans le cadre de l’élaboration du schéma directeur des SI ;

  • Une méthodologie de réalisation de la cartographie en se basant par exemple sur celle proposée dans le guide d’auditabilité du SI, destiné aux établissements publics ;

  • Une visualisation rapide de l’état des lieux applicatifs grâce à un format de restitution adapté ;

  • Une progressivité dans la démarche : description des applications, description de la couverture fonctionnelle des applications, identification des flux interapplications ;

  • Du pragmatisme : se concentrer en priorité sur les applications qui constituent 80 % du périmètre applicatif.

Méthode proposée

La méthode proposée pour réaliser la cartographie applicative est la suivante :

Phase 1 — Cadrage et lancement du projet

  • Identifier un chef de projet en charge de la réalisation de la cartographie applicative ;

  • Identifier des référents en charge de la cartographie par le DSI, référents dont le chef de projets sera chargé d’animer les travaux ;

  • Préparer et animer une réunion de lancement avec les référents en charge de l’élaboration de la cartographie. Cette réunion est l’occasion de partager les objectifs, la méthodologie et les modèles de documents à utiliser, le calendrier, la gouvernance projet.

Phase 2 — Réalisation de la cartographie applicative

  • Revue de la documentation disponible issue des travaux réalisés dans le cadre de l’élaboration du Schéma Directeur des Systèmes d’Information ;

  • Identifier les besoins de compléments à rechercher et des modalités de collecte de ses informations ;

  • Analyse documentaire et conduite d’entretiens pour obtenir les informations nécessaires à la description de la cartographie applicative ;

  • Alimenter le support décrivant la couverture applicative : liste des applications par domaine et sous-domaine, nom, éditeur, numéro de version, date d’acquisition et de mise en service, échéance du contrat, principales fonctionnalités et niveau d’usage

  • Préparer les éléments de synthèse décrivant la couverture applicative ;

  • Préparer et animer un temps d’échange avec le DSI et des acteurs clés connaissant les applicatifs de l’établissement pour partager le résultat des travaux et être en mesure de les finaliser sur la base des échanges qui ont eu lieu.

Phase 3 — Consolidation, mise en perspective et prospective

  • Collecter par le chef de projet l’ensemble des travaux en vue de leur analyse et consolidation ;

  • Présenter des résultats des travaux lors d’une réunion à laquelle participent le DSI et les référents qui ont réalisé la démarche

Profils à impliquer

  • DSI

  • Chef de projet en charge de la description de la cartographie applicative

  • Référents en charge de la description de la cartographie applicative

  • Profils disposant d’une solide connaissance des applicatifs : acteurs de la DSI et acteurs métiers le cas échéant.

Facteurs clés de succès

  • Capitalisation sur les travaux réalisés dans le cadre du Schéma Directeur du Système d’Information (SDSI)

    • Analyse multicritères de la cartographie applicative

    • Couverture totale, partielle, pas de couverture ;

    • Nombre d’applications sur un même domaine et sous-domaine fonctionnel : analyse de la potentielle redondance ;

    • Niveau d’usages — de déploiement des solutions.

  • Mise en perspective avec les échéances contractuelles (pas obligatoire dans le cadre de l’élaboration d’une cartographie applicative).

    • Support de collecte et de restitution des informations pragmatique et permettant une restitution des résultats sous un format visuel. L’enjeu est de donner du sens aux informations collectées dans une logique de facilitation de la prise de décision ultérieure ;

  • Utilisation d’une méthode pérenne : le travail de description de la cartographie applicative est conséquent. L’enjeu est de disposer d’une base d’informations qu’il sera ensuite aisé de mettre à jour pour minimiser les efforts ultérieurs. Il s’agit de passer d’une approche ponctuelle de description des applications à une approche continue pour disposer d’une vision claire de la situation.

Les outils pour la mise en œuvre

Dans le cadre du projet de fiabilisation et certification des comptes des établissements publics de santé, la DGOS a publié un guide méthodologique à l’attention des établissements de santé leur permettant de se préparer au volet SI de la certification des comptes. Le guide méthodologique est disponible via l’instruction n° DGOS/MSIOS/2013/62 du 21 février 2013 relative au guide méthodologique pour l’auditabilité des systèmes d’information dans le cadre de la certification des comptes des établissements publics de santé, accessible sur le site circulaire.legifrance.gouv.fr : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2013/02/cir_36543.pdf et publiée au BO Santé n° 2013/03 du 15 avril 2013.

Le guide méthodologique pour l’auditabilité des systèmes d’information a été élaboré dans l’objectif de constituer un guide pratique à destination des DSI leur permettant de définir :

  • Les bonnes pratiques relatives au contrôle interne du système d’information,

  • Les documents et éléments de preuve qui devront être produits et conservés par les établissements en vue de faciliter la certification (cartographie du SI, guide utilisateur des applications…),

  • Les niveaux de contrôle minimum requis pour les établissements qui développent et maintiennent les applications de leur SIH,

  • Les documents et éléments probants produits et conservés par les établissements (cartographie du SI, guide utilisateur des applications…).

Le guide est composé de trois parties :

  • Partie 1 : présentation de la démarche globale de certification des comptes, de l’impact des systèmes d’information sur la démarche et des étapes de la revue du SI ;

  • Partie 2 : préparation des établissements à l’audit de leur SI ;

  • Partie 3 : fiches pratiques de mise en œuvre.

Afin d’appuyer les DSI sur le volet SI de la certification des comptes, un outil d'aide au format Excel leur est proposé. Il sert d’appui au travail préparatoire à la certification en permettant de décrire de manière exhaustive le SI d’un établissement, son fonctionnement et sa cartographie applicative, tout en collectant l’ensemble de la documentation et des pièces justificatives nécessaires. Cet outil peut être utilisé par les établissements dans un cadre dépassant celui de la certification des comptes lorsqu’ils souhaitent réaliser — mettre à jour la cartographie applicative de leur SI.

Le fichier Excel est composé de 5 onglets :

  • Le 1er onglet « prise de connaissance » a vocation à présenter de manière synthétique le fonctionnement de la Direction des systèmes d’information et du système d’information lui-même : pour chaque item, la DSI rassemble la documentation permettant de justifier du fonctionnement actuel et insère la référence des documents dans la colonne de droite de l’onglet.

  • Le 2e onglet « applications » vise à préciser toutes les applications SI utilisées par l’établissement notamment sur le volet financier ; il est attendu pour chaque application que la DSI détaille :

    • Nom de l’application

    • Interlocuteur MOA / MOE

    • Fonctionnalités

    • Hébergement

    • Type

    • Date de mise en place

    • Support éditeur

    • Prestataire pour la maintenance

    • Date de fin d’utilisation prévue

    • OS du serveur hébergeant l’application

    • Base de données

    • Projet d’évolution

    • Virtualisé

    • Criticité

  • Le 3e onglet « interfaces » permet de lister l’ensemble des applications internes et externes utilisées par l’établissement notamment sur le volet financier ; il est attendu pour chaque interface que la DSI détaille les éléments suivants :

    • ID

    • Source

    • Destination

    • Type de flux

    • Protocole

    • Périodicité

    • Déclenchement

    • Données échangées

    • Contrôles

  • Le 4e onglet « contrats » permet de lister l’ensemble des contrats internes et externes passés par la DSI de l’établissement ; les éléments suivants sont attendus pour chaque contrat :

    • Partenaire

    • Objet du contrat

    • Date d’engagement

    • Date de fin d’engagement

    • Indicateurs de niveau de service

  • Enfin le 5e onglet « cartographie applicative » vise à appuyer les établissements dans la représentation visuelle schématique de leurs applications SI. Les DSI pourront s’inspirer de l’exemple de cartographie fourni dans l’outil Excel et l’adapter en fonction de la réalité de leurs systèmes d’information en utilisant l’outil Visio :

Pour réaliser sa cartographie applicative, le GHT/ groupe d’établissements pourra notamment s’appuyer sur les documents suivants :

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Date de parution : 04/06/2019

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