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Méthode

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Contexte et périmètre

Contexte et objectifs

Le socle commun du programme HOP’EN est constitué de 4 prérequis indispensables à une gestion sécurisée des soins dans un contexte de décloisonnement des prises en charge, dont la mise en place, par l’ensemble des établissements de santé est attendue d’ici la fin du programme :

  • Identités, mouvements (P1) ;

  • Sécurité (P2) ;

  • Confidentialité (P3) ;

  • Échanges et partages (P4).

Il comprend également 7 domaines fonctionnels pour lesquels le programme définit des exigences en matière d’usage du système d’information.

  • Les résultats d’imagerie, de biologie et d’anapath (D1) ;

  • Le dossier patient informatisé et interopérable et le DMP (D2) ;

  • La prescription électronique alimentant le plan de soins (D3) ;

  • La programmation des ressources et l’agenda du patient (D4) ;

  • Le pilotage médico-économique (D5) ;

  • La communication et les échanges avec les partenaires (D6) ;

  • La mise à disposition de services en ligne aux usagers et aux patients (D7).

Le présent document propose une méthode pour la mise en œuvre d’une démarche d’évaluation des taux de disponibilité cibles des applicatifs au sein d’un établissement de santé lui permettant ainsi d’atteindre les prérequis du programme HOP’EN.

Indicateur concerné

La fiche concourt principalement à l’obtention de :

- L’indicateur P2.2 portant sur la définition d’un taux de disponibilité cible des applicatifs et mise en œuvre d’une évaluation de ce taux.

Présentation

Enjeux

La définition des taux de disponibilité et leur évaluation continue permettent de répondre aux exigences réglementaires en matière de continuité et de sécurité des soins ainsi qu’aux notions fondamentales de la sécurité « DICP » qui regroupe les 4 notions : la disponibilité (D), l’intégrité (I), la confidentialité (C) et la preuve (P).

L’appréciation des risques d’indisponibilité pour chaque applicatif représente donc un enjeu pour la qualité de la prise en charge des patients et se situe au centre des priorités des établissements de santé en termes de qualité et de sécurité.

Le besoin en disponibilité des applications

Ce paragraphe est basé sur les travaux menés dans le cadre de l’élaboration de la Politique Générale de sécurité du Système d’Information de Santé, travaux menés par l’ASIP Santé et pilotés par la DSSIS.

La disponibilité est l’aptitude d’un dispositif à être en état de fonctionner dans des conditions données. C’est la disponibilité opérationnelle des applications dont il s’agit ici, pour fournir aux utilisateurs le service attendu.

Les besoins en disponibilité sont évalués en fonction de la criticité de chaque application en termes de risques et d’impact sur la qualité/sécurité de la prise en charge des patients. Cette évaluation doit être réalisée par chaque établissement en concertation avec les utilisateurs des différentes applications.

NB : Dans le cas où les services de l’établissement expriment des besoins de disponibilité différents pour une même application, c’est le besoin en disponibilité le plus élevé qui doit être retenu.

Un effort de pédagogie doit cependant être réalisé auprès des acteurs sollicités pour identifier le juste niveau de disponibilité attendu et ainsi permettre de focaliser les moyens de l’établissement.

Une échelle de 1 à 4 permet de classifier les applications selon leur besoin en disponibilité :

1 Faible Absence de besoin de disponibilité. L’application peut être indisponible sans limites.
2 Significatif L’application peut être indisponible pendant une durée importante, mais limitée.
3 Important L’application peut être indisponible pendant une courte durée.
4 Critique L’application ne doit pas être indisponible.

Les besoins en disponibilité sont valorisés comme suit (selon les travaux menés dans le cadre de la PGSSI-S) :

  1. Faible : taux de disponibilité supérieur à 95 % ce qui correspond à une durée d’indisponibilité de 36 h par mois ou de 18 j par an

  2. Significatif : taux de disponibilité supérieur à 99 % ce qui correspond à une durée d’indisponibilité de 7 h par mois ou de 3,5 j par an

  3. Important : taux de disponibilité supérieur à 99,5 % ce qui correspond à une durée d’indisponibilité de 3 h 30 par mois ou de 2 j par an

  4. Critique : taux de disponibilité supérieur à 99,9 % ce qui correspond à une durée d’indisponibilité de 40 min par mois ou de 8 h 30 par an

NB : L’évaluation de la durée acceptable d’indisponibilité s’entend sans mise en œuvre de la procédure dégradée de contunité d’activité.

Méthode d’évaluation du taux de disponibilité

Il est fortement recommandé que chaque établissement définisse des processus d’évaluation des taux de disponibilité de ses applicatifs et qu’il effectue son choix en fonction de sa situation. Le programme HOP’EN n’impose pas de méthode de calcul et d’évaluation du taux de disponibilité d’une application. Il propose cependant, dans le cadre de la présente fiche, un moyen simple pouvant être adopté par l’établissement.

En règle générale il existe 2 grandes façons de mesurer le taux de disponibilité :

  • Mesure du fonctionnement de l’application au niveau des serveurs ;

  • Mesure du bon fonctionnement de l’application au niveau du poste de travail.

Ce dernier type de mesure permet de prendre en compte un nombre plus large de causes de dysfonctionnement (indisponibilité réseau, anomalie au niveau du poste de travail…). Cependant, il est très dépendant des conditions de mesure au niveau du poste de travail.

Dans le cadre des prérequis du programme HOP’EN, il est proposé une mesure simple faite au niveau des serveurs de production de l’application.

La mise en œuvre d’un outil de supervision au niveau des serveurs suffit. Il permet de réaliser un calcul automatique des temps d’indisponibilité et de relever a minima :

  • La date et l’heure de l’incident ou de l’arrêt programmé ;

  • L’application concernée ;

  • La date et l’heure de retour à la normale.

En cas d’absence d’outil de supervision système, ces temps pourront être calculés de manière manuelle par une personne habilitée. Une procédure sera alors élaborée afin de décrire le processus de mesure manuelle des temps d’indisponibilité.

Cette traçabilité est effectuée au fil de l’eau, pour chaque incident et arrêt programmé. Le taux de disponibilité est évalué de façon régulière à partir de ces données, pour chaque application. Le suivi de l’indicateur permet de détecter des dérives ou de mesurer les progrès de disponibilité.

Le taux de disponibilité des applications du SIH est ensuite défini par la médiane des taux de disponilité par application.

Il est évalué à fréquence régulière, a minima par trimestre et si possible mensuellement.

Exemples de besoin en disponibilité pour les applications

Besoin faible

  • Base de données anonymisée pour calculs statistiques

  • Supports multimédias destinés à l’illustration des dossiers et à l’enseignement

  • Réseau social d’entreprise et espaces de travail collaboratifs

Besoin significatif

  • Liste des essais cliniques, études et projets

  • Gestion des échantillons biologiques

  • Système de commande de repas

  • Check-list opératoire

  • Archives médicales

  • Gestion économique et financière

  • Gestion RH

Besoin important

  • Accès au SGL (Système de Gestion de laboratoire) pour consulter un résultat d’analyses (si indisponible, possibilité de récupérer les résultats directement à partir des automates)

  • Accès au PACS pour comparaison examens antérieurs à des fins d’interprétation (possibilité de différer l’interprétation)

  • Accès au système de gestion des rendez-vous (possibilité d’interrompre temporairement la prise de rendez-vous)

  • Worklists pour modalités d’imagerie

  • Messagerie électronique

  • Facturation des séjours et des actes et consultations externes

Besoin critique

  • Accès aux images radiologiques (via le PACS) ainsi qu’aux dossiers de consultations préopératoires et préanesthésiques en contexte d’intervention au bloc opératoire

  • Accès à la carte de groupe et aux RAI (Recherche d’Agglutinines Irrégulières) avant un acte transfusionnel

  • Accès aux dernières prescriptions et administrations dans une unité d’hospitalisation (risque d’erreur de médication : de double prescription ou administration, risque d’absence d’administration)

  • Accès au serveur d’identité pour la création d’un nouveau dossier patient

  • Accès aux transmissions infirmières

Les outils pour la mise en œuvre

Un modèle de méthode d'évaluation des taux de disponibilité du SI est proposé.

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Date de parution : 04/06/2019

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