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Méthode

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Contexte et périmètre

Contexte et objectifs

Le socle commun du programme HOP’EN est constitué de 4 prérequis indispensables à une gestion sécurisée des soins dans un contexte de décloisonnement des prises en charge, dont la mise en place, par l’ensemble des établissements de santé est attendue d’ici la fin du programme :

  • Identités, mouvements (P1) ;

  • Sécurité (P2) ;

  • Confidentialité (P3) ;

  • Échanges et partages (P4).

Il comprend également 7 domaines fonctionnels pour lesquels le programme définit des exigences en matière d’usage du système d’information.

  • Les résultats d’imagerie, de biologie et d’anatomopathologie (D1) ;

  • Le dossier patient informatisé et interopérable et le DMP (D2) ;

  • La prescription électronique alimentant le plan de soins (D3) ;

  • La programmation des ressources et l’agenda du patient (D4) ;

  • Le pilotage médico-économique (D5) ;

  • La communication et les échanges avec les partenaires (D6) ;

  • La mise à disposition de services en ligne aux usagers et aux patients (D7).

Le prérequis « Identités, mouvements » comprend 4 indicateurs, dont l’indicateur P1.4 portant sur l’existence d’un référentiel unique de structure de l’établissement (juridique, géographique et fonctionnel) piloté et mis à jour régulièrement dans les applicatifs, en temps utile.

La présente fiche a pour objectif d’aider les établissements de santé à mettre en place ou à amender leur procédure de mise à jour du référentiel unique de structure pour accompagner :

  • Les évolutions organisationnelles des établissements de santé, qui résultent notamment de la mise en place des GHT : convergence des fonctions médico-techniques et administratives, mutualisation des ressources et des moyens, partage des référentiels.

  • Les évolutions informatiques et techniques en termes de convergence applicative : la définition d’un fichier commun des structures de l’ensemble des établissements parties du GHT constitue un prérequis à la convergence applicative de celui-ci ainsi que pour assurer la cohérence des différents recueils médico administratifs.

Indicateur concerné

La fiche concourt principalement à l’obtention de :

  • L’indicateur P1.4 Existence d’un référentiel unique de structure de l’établissement (juridique, géographique, fonctionnel) piloté et mis à jour régulièrement dans les applicatifs.

L’élaboration d’une procédure de mise à jour du référentiel unique de structure a pour objectif de décrire les modalités d’actualisation du référentiel susvisé d’une part, et le mode d’intégration de ces mises à jour dans les applicatifs d’autre part. Elle concerne le découpage interne de l’établissement et les relations avec les autres membres dans le cadre des établissements regroupés en GHT, mais n’exclut pas la cohérence avec d’autres sources de données.

Procédure de mise à jour du référentiel unique de structure

Pour accompagner les établissements dans la mise en place ou l’actualisation d’une Procédure de mise à jour du référentiel unique de structure, vous trouverez ci-après des prérequis à sa mise en œuvre. Un modèle de Procédure est ensuite présenté dans la boîte à outils.

Objectifs de la procédure

La Procédure a pour objectifs de :

  • Décrire le processus de mise à jour du référentiel unique de structure en précisant les modalités de mise à jour du référentiel susvisé.

  • Définir le mode d’intégration de ces mises à jour dans les applicatifs constituant le SIH.

  • Décrire les procédures de mise à jour et de leur intégration dans un contexte de GHT

Procédure de mise à jour et GHT

L’établissement support devra s’assurer que chaque établissement partie du GHT a mis en place une procédure de mise à jour du référentiel unique de structure de l’établissement et de la propagation de ces évolutions aux diverses applications.

L’objectif est que ce document soit harmonisé au sein du GHT en produisant, par exemple, une procédure commune de GHT dont les dispositions s’appliquent à tous, complétée si besoin par des procédures par établissement partie.

L’harmonisation des organisations des structures (arborescence, formats, principes de mise à jour et diffusion) doit permettre de produire une version consolidée de la structure au niveau du GHT qui représente un référentiel essentiel à la production des indicateurs médico-économiques et aux processus transverses du GHT.

Diffusion de la procédure

Une fois validé par les instances concernées, le référentiel commun de structure doit être communiqué à tous les utilisateurs et responsables pour diffusion dans les services respectifs (chefs de services médicaux et médico-techniques, chefs de pôles, cadres de santé, directeur et directeurs adjoints, cadres et ingénieurs). Il convient que les responsables fassent le lien avec leurs équipes respectives (notamment avec les secrétaires médicales), afin que cette information soit connue et maitrisée par l’ensemble du personnel.

Il est conseillé de prévoir dans le document de diffusion de ce référentiel commun, un glossaire clair des abréviations utilisées afin que tous les lecteurs, ayant des domaines de compétences différents, puissent le lire en toute compréhension.

Les outils pour la mise en œuvre

Un modèle de procédure de mise à jour du référentiel unique de structure de l’établissement est proposé pour être adaptée au contexte et à l’organisation en place.

Le modèle type de procédure est composé des sections :

  • Le champ d’application du document : décrit les types de structure et acteurs concernés par la présente procédure. Elle sera adaptée par l’établissement en fonction de l’organisation interne qu’il aura choisi de mettre en place pour maintenir à jour le référentiel unique de structure et les données associées contenues dans les applicatifs présentées au point 3. « Organisation interne et responsabilités » ;

  • L’organisation interne et les responsabilités : décrit l’organisation interne retenue par l’établissement pour maintenir à jour le référentiel unique de structure et les données associées dans les applicatifs. La proposition d’organisation ci-dessous sera donc adaptée par l’établissement en fonction de celle qu’il aura choisi de retenir. Il pourra par ailleurs ajouter ici toute autre information portant sur les responsabilités confiées aux acteurs qui sera jugée pertinente ;

  • Le mode opératoire : présente le mode opératoire de mise à jour du référentiel unique de structure et des données associées contenues dans les applicatifs tel que défini par l’établissement. Une proposition de mode opératoire est présentée ci-dessous ; celle-ci sera adaptée par l’établissement en fonction du processus qu’il souhaite mettre en place pour maintenir à jour le référentiel unique de structure et les données associées dans les applicatifs. Enfin, il pourra être ajouté dans la présente section toute information jugée pertinente par l’établissement ;

  • La propagation des mises à jour au sein du système d’information : décrit le mode de propagation des modifications effectuées dans le référentiel unique de structure au sein du système d’information retenu par l’établissement de santé. Plusieurs modes de propagation peuvent coexister, selon les applications et selon le type de modifications à apporter (évolutions mineures des structures existantes, ou refonte majeure). Il s’agit de décrire chaque mode de propagation possible, les applications concernées, ainsi que les règles d’application de chacun ;

  • Le suivi de la mise en œuvre de la procédure : présente les modalités de suivi de la mise en œuvre de la procédure. Elle sera donc adaptée aux modalités de suivi que souhaite mettre en œuvre l’établissement de santé. Toute autre information jugée pertinente pourra être ajoutée par l’établissement de santé.

Pour aller plus loin, l’établissement de santé pourra se référer aux documents suivants :

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Date de parution : 04/06/2019

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