Recherche d'études concernant le ROI de la mise en place de dictée numérique/reconnaissance vocale

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Par Vincent REGNAULT le 21/09/2015 à 07:45
Actuellement en cours de recherche d'une solution de dictée numérique couplée à de la reconnaissance vocale je recherche des travaux réalisés autour de ces sujets.

Les éventuels impacts sur l'organisation des secrétariats médicaux qui peuvent être liés à cette acquisition, le retour sur investissement qui en découle.



D'avance merci



Vincent REGNAULT­
Par Ludivine WATBLED le 21/09/2015 à 19:19
Bonsoir,



Suite à des recherches sur le sujet et mon expérience dans la mise en place de ces systèmes à l'hôpital (étant psychologue ergonome au CHRU de Lille avec un domaine d'expertise en facteurs humains et utilisabilité des technologies), voici un petit résumé des éléments considérés comme importants à prendre en compte :

- pour la dictée numérique : l'importance de pouvoir rattacher l'identité du patient au fichier son, dès la dictée du médecin (si un système de scan du code barre de l'identité patient sur le dictaphone est choisi, attention à vérifier que les médecins accèdent à ces codes barres = pas évident. Avec un Smartphone ou un dictaphone filaire (relié à l'ordinateur), l'identité du patient est d'office attaché au fichier son), éviter un logiciel mal intégré au SI (éviter les copier/coller de texte tapé dans le logiciel de dictée numérique puis recopier dans le SI par exemple) = nombre de tâches augmenté.

- pour la reconnaissance vocale : les systèmes sont plutôt bons dans le sens où le temps d'apprentissage est de plus en plus réduit (à vérifier suivant les systèmes). Le rôle de la secrétaire reste important : mise en page, corrections (certaines reconnaissances vocales permettent au médecin de dicter sans écran en face de lui, la correction étant alors impossible pour lui), ajout des destinataires, envoi électronique, archivage.

Avec la dictée numérique, l'activité des médecins et des secrétaires et l'organisation ne sont pas complètement bouleversées avec des avantages : les secrétaires voient dans la grande majorité des cas des améliorations (qualité du son +++, évaluation de leur charge de travail plus facile avec la visualisation de la liste des dictées à retranscrire (s'assurer que la durée de la dictée est affichée à l'écran).

Le poste de la secrétaire est complètement transformé avec la reconnaissance vocale : la tâche demande plus de concentration, une lecture à l'écran fatiguant davantage (il vaut mieux adapter les écrans et leur luminosité).



Avec les systèmes de dictée numérique, vous pouvez conserver les organisations mises en place avec quelques ajustements. Avec la reconnaissance vocale, il faut repenser la situation de travail (homme, outils, organisation).



Le point à vérifier et qui impacte fortement : l'utilisabilité et l'ergonomie des systèmes proposés tant dans leur conception que dans le paramétrage : des fonctions du dictaphone et/ou du logiciel peuvent ne pas être intuitives et donc mal ou pas utilisées par exemple.



Avec l'ANAP, dans un projet PREPS, je travaille actuellement sur une méthodologie pour mesurer l'impact de ces systèmes : des publications sont disponibles.



Ayant fait court, n'hésitez pas à me contacter pour toute information complémentaire.



Ludivine Watbled­
Par Didier ALAIN le 21/09/2015 à 19:54 Animateur de groupes
Pour information, les articles de l'équipe de Ludivine Watbled sont disponibles sur ­le site web­ du ­PREPS-SIPS.­ :

­le premier article d'introduction et de méthode­

­et le second sur la caractérisation des situations de travail­

@Ludivine : si j'ai raté des communications plus récentes, n'hésitez pas à me corriger (ou Metty qui suit ça avec plus de fiabilité que moi :-))­
Par Thierry Durand le 23/09/2015 à 11:11
Bonjour,



Thierry DURAND Directeur de l’Information Hospitalière du Centre Léon Bérard à Lyon (CLCC de la région Rhône Alpes)



Notre établissement est très fortement informatisé avec un arrêt du dossier papier en 2002.



Voici notre retour d’expérience de la DN (Dictée Numérique) et de la RV (Reconnaissance Vocale)



2001 : Test de la RV – Arrêt du projet par manque d’efficacité de la RV



2004 – 2008 : toutes les dictées de l’établissement passent en DN (RV non testée)



2011 : Lancement du projet de RV

- 1 an pour trouver un industriel qui acceptait de travailler en mode intégré dans notre DPI (Comme le précise la collègue de Lille, tout doit se faire dans le DPI pour éviter les risques d’identito-vigilance et les manipulations inutiles comme les copier/coller)

- 1 an pour faire l’intégration technique

- 1 an pour faire les pilotes et stabiliser l’environnement technique, notamment la partie intégration avec le DPI

- 1 an de généralisation

Fin 2015 100% des services seront déployés -Actuellement 1700 CR fait en RV par semaine avec 80 dicteurs



Pour un autre établissement, le projet irait maintenant plus vite car il a fallu défricher ce dossier avec l’industriel et en interne



Ce qu’il faut retenir coté utilisateurs :

- Le fonctionnement permet à chaque dicteur de corriger/valider seul ou via le workflow avec son assistante médicale

- Le fonctionnement permet à chaque dicteur d’utiliser la DN ou la RV suivant des critères qui sont les siens (30% restent en DN pour l’instant)

- Les services ont tous mis une grosse pression pour être dans les premiers à disposer de la RV. C’est toujours un bon indicateur de VA du service :-)

- Les assistantes médicales gagnent sur plusieurs points :

o Elles peuvent mieux renseigner le patient en sortie de consultation car le texte apparait à l’écran (Pas besoin d’écouter tout le fichier son)

o Elles gagnent en temps, car la validation du dernier CR d’une consultation est de plus en plus proche de la dernière consultation



L’industriel leader du marché arrive avec son nouveau concept de la RV au curseur (Le texte que je dicte sera renseigné à l’endroit où se trouve le curseur de ma souris). Cela à un avantage et un inconvénient :

Avantage : quasiment pas d’intégration à faire avec toutes les applications du SIH

Inconvénient : le fichier son n’est plus disponible pour que l’assistante médicale puisse l’écouter afin de lever les doutes sur certaines parties du texte de la RV. Au CLB les AM continuent à écouter tous les fichiers sons





Christophe PEZET – Responsable de l’unité de projets informatiques peut répondre à des questions plus précises

Christophe.pezet@lyon.unicancer.fr­
Par Didier ALAIN le 29/09/2015 à 11:14 Animateur de groupes
J'ajoute aux excellentes contributions de Ludivine et de Thierry quelques éléments plus méthodologiques.



Un article très complet et bien documenté sur la ­reconnaissance vocale dans le contexte américain­ (personnels dédiés à la saisie des comptes-rendus vs reco vocale), mais presque aussi long qu’une publication de l’ANAP ;-)



Plus généralement sur le ROI, ou plus précisément l'évaluation de la valeur : il est toujours délicat de chercher à définir la valeur ajoutée d’un projet ou d’une solution « dans l’absolu ». De façon simplifiée, une démarche d’évaluation de la valeur nécessite :

1.De définir les objectifs opérationnels du projet. Ex. « améliorer le délai de production des comptes-rendus d’hospitalisation », ou « diminuer le coût de production des comptes-rendus d’imagerie », etc…)

2.De modéliser les processus concernés pour identifier où l’informatisation va avoir le plus d’impact.

3.De définir, à partir des objectifs choisis et des processus, les indicateurs clés du projet.

4.De mesurer les indicateurs avant, pendant et après.



Pour aller plus loin, vous trouverez sur MonHopitalNumerique.fr :

+ Une ­présentation simplifiée de la démarche d’évaluation de la valeur­ avec un exemple, bonne introduction :

+ Un ­outil permettant d’évaluer a priori la valeur d’un projet­ (AVALIS/MAREVA). MAREVA permet de faire une évaluation a priori, et sur différents axes : rentabilité du projet (« ROI »), maîtrise des risques du projet, gains internes, gains pour les acteurs externes, nécessité).

+LE ­guide méthodologique de l’ANAP sur ce sujet­, avec des retours d’expérience et un répertoire d’indicateurs… Tout ça étant regroupé dans un kit « évaluation de la valeur ».



Sachez enfin que plusieurs ­ambassadeurs Hôpital Numérique­ de Normandie ont récemment participé à un atelier animé par l’ANAP dédié à la démarche d’évaluation de la valeur, à la sympathique invitation de Francis Breuil, DSIO du CH de Saint-Lô-Coutances : n’hésitez pas à les contacter.­
Par Didier ALAIN le 12/05/2016 à 16:59 Animateur de groupes
L'équipe de Lille (Mme Watbled) a publié un autre article fort intéressant dans la lignée des précédents sur "­l'utilisabilité des systèmes [informatisés] de production de courriers médicaux­".



Où il est scientifiquement démontré que les défauts d'utilisabilité (caractéristiques du dictaphone, intégration de la dictée dans le DPI ou non, etc.) ont un impact majeur sur les délais de production des comptes-rendus...



On peut déduire de cet article des pistes concrètes pour "bien" informatiser la production du document de sortie.­
Par Olivier PLASSAIS le 29/05/2016 à 16:26 Animateur de groupes
Bonjour

Ayant terminé le déploiement de la dictée numérique et de la reconnaissance vocale au sein de mon établissement (150 secrétaires et 450 praticiens), il est maintenant prévu d'envisager le déploiement pour l'ensemble des établissements du GHT de la Vendée.

Le ROI se pose d'entrée de jeu. La solution (DIC'T) que nous utilisons dispose de reporting, d'indicateurs de pilotage ... il nous manque les éléments de base pour calculer efficacement le ROI. Avez-vous des abaques : temps de frappe par type de doc (CR/courrier/CROP ...) en manuel, en dictée numérique, en correction après RECO VOCALE ?

A bientôt

olivier­
Par Didier ALAIN le 29/05/2016 à 17:04 Animateur de groupes
Olivier,

Tu devrais peut-être inviter Christophe Pezet dans la discussion (cf. message de Thierry plus haut).­
Par Didier ALAIN le 11/07/2016 à 11:02 Animateur de groupes
Alain Liwartovski a lancé un ­groupe thématique sur l'informatisation de la production des comptes-rendus­. Il y a notamment ­une fiche problématique sur la dictée et reconnaissance vocale­. N'hésitez pas à mettre votre grain de sel, c'est fait pour :-).­