Solutions collaboratives, vous en êtes ou ?

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Espace Co - CPOM - ARS .ppt Déposé par Régis Schrepel le 29/03/2018 à 14:05

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Par Laurent BASSET le 15/03/2018 à 17:16

A l’heure où nous parlons de portail patient, d’échange et partage, de (re)Groupement la problématique est bien réelle.

Ce qui m’interroge, c’est que l’on pense aujourd’hui à mettre en place des solutions collaboratives pour organiser la prise en charge patient dans son parcours alors que nous n’exploitons que très peu ou pas du tout ces solutions au sein de nos organisations.

Nous sommes handicapés par nos systèmes de fichiers bureautiques et nos messageries, embourbées dans la gestion des droits et le suivi des versions des documents.

Quand serons-nous prêt à abandonner ces outils au profit de solutions collaboratives ?

On sait que la mise en place de solutions collaboratives et sociales comme une GED/RSE (Gestion de Documents/Réseau Social d’ Entreprise) permettra de dynamiser nos organisations.

S’engager dans ce type de projet ne peux se faire sans un changement de culture, il me parait important de préparer rapidement nos organisations et solutions métiers.

Quelles sont vos expériences dans ce domaine ?

Par Stéphane Archambault le 16/03/2018 à 10:12

Bonjour,

Ce domaine est la priorité n°1 de la DSI du GHT de Saintonge. Nous avons retenu et mis en oeuvre la solution Office 365 pour répondre, dans des délais très courts, aux besoins de la direction des achats avec un retour sur investissement immédiat pour les équipes SI. Il est enfin terminé le temps où les techniciens du service informatique devaient prendre à leur charge la gestion des droits et des partages de fichiers, les problèmes de restaurations de fichiers, les sauvegardes de fichiers bureautiques, les gestions de listes de diffusions, les pièces jointes trop importantes qui ne "passent" pas dans la messagerie... l'utilisateur reprend sa place et ses responsabilités. Nous entrons dans une nouvelle ère.....

Nous menons en paralèlle le déploiement de cette solution à l'IFSI en version "Education" avec pour but à court terme (fin avril 2018) de bloquer l'usage des clés et disques USB. Nous allons faire la démonstration que la plateforme d'échange en mode "cloud" apporte un meilleur service aux utilisateurs que l'usage de supports amovibles ce qui nous permettra d'étendre le principe à tous les postes de travail des établissements du GHT et ainsi d'améliorer la sécurité du SIH. A partir du mois de septembre, les étudiants de l'IFSI bénéficieront tous d'un compte Office 365 Education avec d'une adresse de messagerie accessible en mode "web mail" sur les réseaux des établissement du GHT et les formateurs pourront activer les fonctions de classes vituelles.

Nous utilisons aussi la plateforme collaborative pour échanger des fichiers avec nos partenaires extérieurs Commissaire aux Comptes, ARS, ....

Par BENOIT JOLLET le 16/03/2018 à 10:32

Bonjour,

M. Archambault comment avec votre solution Office 365 vous allez gérer la RGPD et les données médicales des patients qui peuvent se trouver dessus ?

Cordialement

Par Stéphane Archambault le 16/03/2018 à 11:10

Pour les données médicales, nous attendons que Microsoft deviennent HDS et pour la MSSANTE nous évaluons la solution du connecteur Office 365 du MIPIH.

En ce qui concerne le RGPD, nous suivons avec le CAIH les travaux que microsoft effectue dans ce domaine.

Par Philippe Bédère le 16/03/2018 à 11:30

C'est en route, news d'hier : Microsoft ouvre ses data centers en France pour renforcer son offre Cloud sur le territoire

Par Laurent BASSET le 16/03/2018 à 12:48

On parle de plus en plus d'office 365, son mode cloud résoud le problème de mobilité, mais on est sur du collaboratif "bureautique" , c'est ça ?

On est sur une première brique de mobilité des outils de production, en attendant de résoudre les contraintes RGPD et HDS pour les solutions métiers et imaginer des solutions de mise en réseau.

C'est un bon moyen en effet pour que "l'utilisateur prenne sa place et ses responsabilités" comme le précise Stéphane

L'experience de votre IFSI est interressante. La classe virtuelle permettrait de developper à la demande des espaces documentaires et des échanges interractifs ?

L'objectif du collaboratif est d'apporter plus de transversalité à nos applications verticales.

Par Philippe Bédère le 16/03/2018 à 13:07

Concernant le respect du RGPD (en fait de la loi Informatique et Liberté revue) : il faut essentiellement que les outils externalisés contenant des DSCP soient hébergées chez un HDS (agréé aujourd'hui, certifié demain) et que les traitements correspondant à l'usage de ces outils soient dans le registre des traitements. Les autres mesures à appliquer sont classiques, elles relèvent du respect des droits des personnes et de la sécurisation de ces outils (accès, habilitations, traces...).

Par Stéphane Archambault le 16/03/2018 à 14:08

En effet nous sommes sur du collaboratif bureautique avec les avantages suivants :

- solution mature et adaptée à la dimension GHT,
- mise en confiance des utilisateurs et des informaticiens pour cette première expérience d'externalisation
- diminution des capacités de nos infrastructures serveurs et stockage à court terme

Les outils de reporting nous confortent sur le choix que nous avons fait (activité quotidienne importante) avec de très bons retours des utilisateurs.

Par Thérèse PSIUK le 16/03/2018 à 14:14 Animateur de groupes

@stephane Archambault votre proposition pour l’Ifsi est intéressante ; une plateforme collaborative pourrait peut être être une solution pour l’echange Des chemins cliniques et des outils associés appelés plans de soins types et guides de séjours; ces outils en lien direct avec le parcours de santé et le parcours de soins sont construits actuellement par des équipes hospitalières (épisodes de parcours) ou par des réseaux (épisodes de soins ville structures sanitaires et sociales) . Les chemins cliniques représentés par des logigrammes devraient être informatisés à partir de workflows... les DPI français sont très cloisonnés avec des briques par métier ne permettant pas une fluidité des flux autour d’un patient ... nous avons publié 2 productions sur l’informatisation des chemins cliniques sur le site de l’Anap pour ceux qui seraient intéressés

Par Laurent BASSET le 16/03/2018 à 14:58

Le salon DOCUMATION aborde les sujets de la GED/RSE avec l'arrivée de AI

Le programe http://www.documation.fr/2018/invitation-documation-2018.pdf

Par Dominique GOBIN le 16/03/2018 à 17:50

Je pense que beaucoup d'entre nous lorgnons vers la solution Microsoft, Office365.

Elle a le mérite de proposer un ensemble intégré d'outils collaboratifs. J'ai bien regardé du côté des outils du monde libre (BluemInd and Co) mais ce sont des offres associées et la cohérence n'est pas assurée. De plus si vous avez déjà souscrit un abonnement CAIH pour vos licences office, le gap financier (licences) à passer en office 365 est presque négligeable..

Je rejoins Stéphane Archambault sur le niveau de priorité à déployer ce type d'outil, afin de mettre en œuvre un espace collaboratif indispensable au GHT pour assurer un travail collectif.

Le GHT 04 s'engage dans cette voie, avec la volonté de déployer le plus rapidement possible , je compte sur le fait que Microsoft sera agréé HDS rapidement, puisque son dossier a été déposé en janvier 2017 avec le CAIH.

Par Christian Viallon le 18/03/2018 à 21:34

Je vois pour ma part la question du côté du secteur médico-social. L'engouement pour Office365 est fort dans ce secteur aussi, compte tenu notamment de la politique de licence pratiquée jusqu'à présent par Microsoft. Pour autant je ne relève pas beaucoup d'expériences réussies et/ou dépassant le stade "bureautique". Il me semble que les échecs procèdent surtout de l'absence de pilotage et de conduite en mode projet. Office365 se présente avec un large éventail d'applications dont certaines sont (jusqu'à un certain point) redondantes (par exemple Yammer et Teams). En contexte professionnel l'intérêt d'Office365 repose principalement sur SharePoint qui nécessite une bonne expertise (même si la couche Teams facilite l'approche, Teams reste néanmoins adossé à SharePoint). Une fois de plus ce n'est pas l'outil qui fait le collaboratif. Ce type de projet se pilote, s'administre, s'accompagne et c'est bien là le point faible dans le secteur médico-social qui dispose de très peu de ressources.

Par Laurent BASSET le 19/03/2018 à 08:48

Merci Christian pour cette contribution . C'est en effet ce qui me préoccupe, l'absence de stratégie collaborative et social qui limite les solutions . "Ce n'est pas l'outil qui fait le collaboratif", il est vrai que nos organisations ne sont pas suffisament sensibilisées , toujours pas prétes à mon sens. La sécurité et la confidentialité ne sont pas les seuls freins, il faut des compétences spécifiques et une forte volonté. Il faudrait trouver un projet suffisament démonstratif pour nous amener à changer à évoluer.

En faisant abstraction des prérequis indispensables , quel pourrait être selon vous le projet le plus efficace dans ce domaine ?

Par Christian Viallon le 19/03/2018 à 09:06

Bonjour, J'ai un projet actuellement avec un tout petit OG qui consistera à organiser leur SI autour de l'usager via O365. On pourrait en faire un POC mais ça démarre tout juste ...

Par Laurent BASSET le 19/03/2018 à 15:32

Bonjour Christian , personnellement je trouverai cela interressant surtout dans ton secteur d'activité. Aurais tu une définition du projet , étude d'opportunité ou lettre de cadrage ?

Par Christian Viallon le 20/03/2018 à 07:37

Bonjour Laurent, On en n'est pas encore là ;-) mais on peut y travailler ...

Par Hélène SOL le 20/03/2018 à 12:35 Animateur de groupes

Bonjour à tous,

Je rejoins la discusssion et vais essayer de me placer côté besoins.

Il ne faut pas raisonner outils. Erreur clasique des DSI !!

Quels sont les besoins aujoud'hui : c'est décloisonner l'hôpital avec la ville et le médico social et partager les données utiles.

L'hôpîtal est composé de systèmes gérant des données médicales complexes et variées (urgences, blocs, anesthésie, réanimations, imagerie avec images, résultats de laboratoire + DPI...), je ne pense pas qu'Office 365 soit adapté. Une partie de ces données est utile dans la prise en charge du patient en aval.

Travail numéro 1 :

a- Définir le contenu minima des données à partager de la part de l'hôpital, un "résumé d'hospitalisation".

b- Définir les informations utiles dont a besoin et aussi recueillies et gérées par la médecine de ville.

c- Définir les informations utiles dont a besoin et aussi recueillies et gérées par le médico-social.

d- Croiser le tout et définir le socle de données utiles au lien entre plusieurs professionnels dans le parcours.

Travail numéro 2 :

Proposer des solutions en s'inspirant de ce qui marche.

Office 365 est un outil bureautique, déconnecté des DPI hospitaliers.

On voit bien que les MSS n'ont pas fonctionné, alors arrêtons avec cela...

Voir côté portail collaboratif professionnel de santé tels que SISRA en Rhône Alpes Auvergne dans lequel chaque PS va insérer les données qu'il estime utile (elles peuvent être alimentées par interface également via ZEPRA).

https://www.sante-ra.fr

Bien à vous.

Hélène Sol

Par Thérèse PSIUK le 20/03/2018 à 12:48 Animateur de groupes

Merci Hélène je te rejoins complètement ; j’anime la communauté de pratique chemins cliniques la semaine prochaine à l’anap ; je fais présenter un parcours de soins pour les personnes âgées / risque de denutrition et denutrition par le Dr Valérie Petit et je vais présenter ( en ton nom bien sur) ce que tu proposes ... à suivre

Par Arnaud HONTARREDE le 20/03/2018 à 15:12

Moi même je vous rejoins et vous fait part d'un usage collaboratif de plateforme https://www.sante-aquitaine.fr/services/paaco . Office 365 semble plus adapté pour des usages en IFSI ...

Par Hélène SOL le 20/03/2018 à 16:53 Animateur de groupes

Merci à toi Thérèse. Je pense que ce débat est trop orienté technique et pro Microsoft 365 - bureautique - GED et trop loin des besoins des soignants en données patients utiles, pour mieux soigner, dans un parcours de soins-de santé.

Pourtant, au lancement de la discussion, Laurent BASSET a évoqué portail patient, d’échange et partage.

Par Dominique GOBIN le 20/03/2018 à 17:22

Je rejoins Hélène sur la partie données médicales qui est hors périmètre du projet office365,.

Il n'a jamais été question de prendre office 365 pour une GED sécurisée de données médicales ou un portail patient..

Je me place d'un point de vue administratif et facilité d'organisation . Dans un GHT éclaté, pas très facile d'accès, où certains sites sont isolés, voire très isolés, qui n'ont jusqu'ici pas l'habitude travailler ensembles, ce sera un outil précieux.

Office365 doit me permettre de travailler en groupe pour définir, par exemple, les données médicales à partager et choisir un portail patient permettant l'échange ville/hôpital et hôpital/hôpital.

Ça répond à la question posée de préparer nos organisations et de faciliter le travail collaboratif, d'un point de vue administratif, cela amène de la cohésion, un sentiment d'appartenance…. Ce qui est un bon début, indispensable à mon avis.

Par exemple le 1er projet que l'on aura à réaliser sera de permettre à l'équipe d'hygiène de travailler sur les protocoles communs au GHT ce qui préfigure à la constitution d'une équipe d'hygiène GHT.

Et de tels sujets sont nombreux dans nos hôpitaux si on évoque la qualité, les achats, les projets Informatiques

J'ajouterai plus tard ma contribution au portail patient qui me préoccupe encore plus que les outils administratifs collaboratifs, mais c'est un sujet encore trop balbutiant dans mon GHT.

Par Thérèse PSIUK le 20/03/2018 à 17:35 Animateur de groupes

Ce que propose dominique me paraît tout à fait bien pensé; les équipes du GHT peuvent également travailler sur la construction des chemins cliniques par groupe homogène de patients et ensuite les paramétrer dans le DPI avec je l’espere des workflows performants etc... j’ai actuellement plusieurs demandes de conférences pour présenter la méthodologie de construction des CC pour les établissements GHT et ces solutions collaboratives peuvent être très aidantes.

Par Laurent BASSET le 21/03/2018 à 08:52

En effet, la question n'est pas d'identifier si tels ou tels produits est collaboratifs, c'est d'abord nos organisations qui sont collaboratives ou pas et c'est leur numérisation qui fera appel à des outils plus ou moins intégrés. On peut très bien construite un projet collaboratif avec des outils bureautiques, ou avec des solutions nativement collaboratives comme les RSE. Le mode cloud nous invite au partage, à l'échange, même si les freins sont encore importants et contraignants.

C'est les interactions, process qui est intéressant d'étudier . Je pense que l'idée de POCs sur des expériences d'échanges et de partages sera utile quelque soit le domaine, la mise en place de workflow métier extra établissement , comme les cas qui sont ici évoqués par Christian et Dominique.

Concernant le portail patient c'est l'occasion de "matérialiser" les cibles (patient , Médecine de Ville, ...) pour la mise en place de workflow centrés (sur ces cibles). Il sera très structurant pour la numérisation de nos systèmes. La question de l'adhésion des différents acteurs determinera le succès des projets , c'est la ou les capacités de communication seront essentielles. La question des "sens" de collaboration (Patient <>Hôpital, Patient <> Professionnel de santé, Patient <>Patient,...) et du pilotage reste pour moi une préoccupation d'avenir.

Par Didier ALAIN le 21/03/2018 à 12:33 Animateur de groupes

@tous,

Il me semble que la discussion gagnerait en pertinence si les contributrices et contributeurs distinguaient clairement le sujet de collaboratif "pur" (partage de connaissances et de pratiques entre professionnels) du sujet du partage de l'information sur la personne/le patient qui relève, me semble-til, d'une autre logique, avec d'autres contraintes, etc.

My two cents...

Par Thérèse PSIUK le 21/03/2018 à 15:06 Animateur de groupes

Arnaud, ce que tu proposes m'intéresse pour notre groupe d'entre aide chemins cliniques et comme tu es un membre actif je te recontacte après la journée du 28 mars ... il me semble qu'une partie peut concerner du collaboratif pur comme le dit si bien Didier mais la plus grande fonction du lien que tu nous a transmis concerne la collaboration autour du dossier patient

Par Régis Schrepel le 29/03/2018 à 10:23

Bonjour à tous,

Je me permets de vous faire un retour concernant la mise en place d’une plateforme collaborative de travail « pure » entre le Département de la Moselle, l’ARS et les OG d’établissements et service sociaux et médico-sociaux dans le cadre de la mise en place des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens (CPOM).

Cette plateforme, basée sur le RSE du Département (JALIOS), centralise tous les outils liés à la conduite du CPOM. Son principal objectif est de faciliter et d’optimiser la communication entre les individus dans le cadre de la négociation et du suivi du contrat.

- il centralise l’intégralité des données liées au CPOM (diagnostic partagé, comptes rendus, tableau de suivi des actions, arrêtés de financement, d’autorisation, rapports financier, Tdb ANAP, évaluations externes et internes…),

- il permet d’échanger ensemble sur les thématiques concernées via un forum (et/ou boîte à idées, FAQ),

- il offre la garantie de mettre à disposition de ses membres des données fiables et actualisées,

- il permet une diffusion optimale de l’information institutionnelle vers les professionnels concernés (espace blog, publipostage, espace documentaire conjoint..),

- il facilite le partage des informations aux services déconcentrés du Département et à la MDPH pour une meilleure connaissance des acteurs médico-sociaux de leurs territoires et un suivi des plans d’actions,

Nous n’avons pas eu (trop) de mal à faire accepter ce changement de culture de travail compte tenu des avantages et de la nécessité d’un outil collaboratif pour l’élaboration et le suivi d’un contrat tripartite.

Par Laurent BASSET le 29/03/2018 à 10:49

Merci pour cette contribution.

Cela prouve que le RSE/GED étendu est aujourd'hui tout à fait envisagable , fluidifie les échanges et améliore le suivi patient. Le sujet si prete tout à fait.

JALIOS/RSE est en effet un bon choix, la solution est bien HDS ?, Comment l'initiative a t elle été amenée ? Quelles sont les fonctionnalités "sociales" (au sens réseau social RSE) que vous avez implémentées ?.

Aurais tu des supports à nous transmettre ou y a t'il eu une communication avec des visuels ?

Par ALAIN KREPIKI le 29/03/2018 à 13:43

Sur Compiègne, la réfléxion sur le collaboratif porte sur son sens habituel, d'échange et de partage entre professionnels, même si ces derniers peuvent être extérieurs à l'établissement, et que le patient reste toujours, directement ou indirectement, le coeur du sujet.

Le projet pour lequel l'ARS a accepté un financement dans le cadre des GHT, est de trouver une solution qui dépasse le principe de GMAO, fermée aux services techniques, pour s'ouvrir en transversal sur tous les services prestataires d'un établissement, pour échanger sur les incidents, les alertes, les réclamations, ... émanant autant des patients, des agents, de nos fournisseurs, des médecins de ville, ... et pemettre la coordination des acteurs pour trouver des réponses, la gestion de la connaissance, et la communication en retour vers le demandeur. Et au passage : mesure de l'engagement de service, satisfaction, ...

Vous l'avez compris, il y a un objectif collaboratif plus ciblé que le RSE, qui a plutôt une vocation de changement culturel des modes de communication. C'est bien aussi !

En revanche, notre projet porte de la même manière que le RSE, l'ambition de diminuer le travail inefficace sur la messagerie.

Bien à vous.

Par Régis Schrepel le 29/03/2018 à 14:05

Nous n'hébergeons pas de données individuelles de santé. Je ne saurai pas vous dire si JALIOS est certifié HDS

Tout le Département travail sur cette plateforme à partir de laquelle il est possible de créér des espaces communautaires de travail regroupant certains agents mais aussi des utilisateurs extérieurs (ARS/OG..)

Les fonctionnalités « sociales » utilisées :

  • Publication de contenus :Fichiers, Wiki, Commentaires, Mentions «J’aime », gestion et visionnage des contenus optimisé
  • Flux d’activité : Visualisation directe des fichiers PDF’s, Fllux par équipe, par communauté, Flux d’un utilisateur, mise en avant de publications par les animateurs pour éditorialiser l’espace
  • Structuration de l’information : Mots-clés (tags) libres, possibilité de mettre des ressources en accès rapide sur la page d’accueil et au sein des communautés
  • Recherche : Auto-complétion proposant : des mots-clés, des communautés, des personnes,Tri par date et par pertinence, Indexation pondérée des titres, description, mots-clés, URLs et lieux,
  • Communication / Outils de lecture / Diffusion de l’information :Email de synthèse hébdomadaire qui reprend le flux d’actualité personnalisé de chaque collaborateur, Possibilité de suggérer des contenus à : Une ou des personnes / Une ou des équipes / Tout le monde /Avec notification par mail immédiate ; Web app mobile compatible iPhone, Android..
  • Personnalisation de l’interface :Fond d’écran personnalisable, Choix des jeux de couleurs de l’interface
  • Annuaire et fiches profils : Page annuaire, Fiche profil, espace utilisateur personnel

Pour faire adhérer les services de l’ARS au concept, une présentation de l’outil a été faite (pj)

S’agissant des établissements et services, une démonstration « live » de l’outil a été réalisée lors d’une réunion regroupant le Président du Département ainsi que les organismes gestionnaires d’établissements pour personnes âgées / handicapées. Des sessions de formation seront proposées aux utilisateurs courant de l’année.

Espace Co - CPOM - ARS .ppt Déposé par Régis Schrepel le 29/03/2018 à 14:05
Par Laurent BASSET le 29/03/2018 à 14:18

Vraiment interressant belle demonstration de ce qui peut être fait avec des outils simples , qui participent à changer les modes de communication et d'échange.

J'aime bien l'idée du HelpDesk GMAO présenté par ALAIN,. Serait il possible d'avoir un retour d'expérience sur ce projet ? Notamment en ce qui concerne l'ouverture à la medecine de ville et aux patients. Qui traite les demandes ? Y a t'il des engagements dans le délai de traitement ou réponse ?