Faut-il éditer des documents informatisés avant l'archivage (ou stockage) d'un dossier?

Messages

Par Ronan LE REUN le 09/07/2014 à 11:08 Animateur de groupes
La Direction Générale se pose la question suivante:

Compte tenu qu'actuellement nous n'avons pas dans notre centre hospitalier d'archivage numérisé (nous "stockons" simplement toutes nos données informatiques):

faut-il garder dans le dossier du patient (grosse pochette qui part aux archives) un exemplaire papier de certains documents qui sont informatisés ?

Exemples:

-un double de l'ordonnance de sortie

-un double du compte rendu opérataire

-un double du compte rendu d'hospitalisation

-etc…

en sachant qu'on retrouver tous ces documents dans la synthèse iinformartisée du patient.



Y a-t-il un texte réglementaire sur ce sujet?­
Par Frédéric SERAPHINE le 10/07/2014 à 12:18
L'ANAP a réalisé un kit d'outils sur l'archivage qui contient une synthèse de la règlementation (http://www.anap.fr/uploads/tx_sabasedocu/fiches_synthese_reglementation_archivage.pdf).



L'établissement a obligation de conserver au moins 20 ans (pour le cas général, voir la synthèse pour les cas particuliers) les informations du dossier médical (qui sont énumérées dans la synthèse). Que cette conservation soit électronique ou papier.



Reste à voir s'il est plus simple et plus sûr pour vous de conserver les données informatiques (en garantissant qu'elles soient bien sûr accessibles quand vous en aurez besoin) ou une version papier.



Aujourd'hui l'archivage électronique me parait difficile : si on archive les données brutes du dossier patient, comment accéder à ces données lorsqu'on voudra y accéder dans 10 ans et qu'on aura changé de logiciel. Doit-on reprendre toutes les données ? Comment gère-t-on l'expiration de ces données (on peut les conserver plus longtemps dans le cadre de la loi Informatique et Liberté, et donc il faut justifier de pourquoi on conserve ces données).



La question de l'archivage des données du dossier patient au sens large (dossier médical, prescription, plan de soin, analyse bio, images médicales, ...) est une question qui techniquement aujourd'hui ne me semble pas mature.­
Par MODERATEUR FORUM le 10/07/2014 à 12:21
Bonjour,



Merci de cette question.

Je vous conseille la consultation de la production "Connaitre la réglementation en vigueur sur l'archivage du dossier patient qui reprend les différentes réglementations applicables sur le contenu, la conservation et la communication du dossier patient.

Cette production est disponible ­ici­.



La fiche 3 sur la conservation du dossier patient précise : "Si un établissement de santé public ou privé chargé d’une mission de service public décide d’éliminer les Dossiers Patient, il doit suivre la procédure d’élimination des archives publiques fixé par le Code du Patrimoine."



Bien cordialement,



L'équipe ANAP¬­
Par Didier ALAIN le 11/07/2014 à 11:53 Animateur de groupes
Sur la question initiale de Ronan, je me permets de reproduire une réponse de Marie-Noëlle BILLEBOT dans un échange de courriel sur ce thème :­Pour détruire le papier il faut l’accord des archives départementales ­S’il s’agit de données nativement numériques encore dans un système de production de soins (et non un système d’archivage électronique - SAE) il faut être en capacité de respecter l’Art 1316-1 Code Civil : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »Et le respect de cette exigence juridique repose sur la fiabilité du processus mis en oeuvre pour gérer le cycle de vie du document. Et là il n'est pas certain que les logiciels de DPI actuels puissent garantir l’intégrité sur minimum 20 ans ! Les SAE eux disposent de fonctions et répondent à des normes qui assurent cette intégrité.Cette réponse converge et complète celle de Frédéric, mais, clairement, le sujet reste très ouvert.Pour les ambassadeurs, j'ajoute que Marie-Noëlle animera ­deux sessions de montée en compétences sur l'archivage­
Par Philippe MANET le 14/08/2014 à 18:30 Animateur de groupes
je me permets d'ajouter quelques réflexions.

À partir du moment où on écrit un mot dans un dossier, on doit se préoccuper de sa pérennité, et il s'agit d'une responsabilité médicale et administrative.

Cette pérennité doit être quasi immédiate : personne n'est à l'abri d'une défaillance plus ou moins prolongée du SIH ou du composant DPI à la veille d'un pont pendant les vacances. Mais les patients restent malades, et il n'est pas question que les éléments cruciaux du dossier ou les prescriptions restent inaccessibles sur un disque dur ou dans un SAAS lointain.

Par ailleurs, on parle parfois d'un délai de 20 ans, mais c'est oublier qu'en cas de maladie génétique, le délai de conservation légal dépasse la mort du patient, et on s'aperçoit que de plus en plus de maladies ont des racines génétiques. La seule possibilité me semble la conservation à vie (ce qui ne change pas radicalement le sujet).

Les 2 aspects de disponibilité immédiate et d'archivage pour le futur se rejoignent dans une caractéristique : la disponibilité des données sous un format public et pérenne, indépendant du logiciel utilisé initialement, dans un lieu facilement accessible.

­Dans le cas du besoin immédiat en cas de panne­, pour les patients hospitalisés, des éditeurs proposent déjà un archivage horaire local (par exemple un poste et une imprimante secourus par bâtiment ou par service) de l'essentiel du dossier et du plan de soin sous forme de PDF. Cela permet un accès raisonnablement utilisable en presque toutes circonstances.

­L'archivage à long terme pose les problèmes du format, du support et de l'indexation.­

Le support ne pose pas de problème moyennant des procédures de maintenance évolutives bien décrites dans la littérature.

Le format doit être documenté, libre de droits, raisonnablement utilisable dans 50 ans, si possible lisible par un humain et une machine.

Un dispositif d'indexation utilisable dans 50 ans doit permettre de retrouver tous les éléments du dossier de Monsieur xy, en tenant compte de la gestion des droits d'accès. C'est sans doute le plus complexe à mettre en place et à maintenir.



Il me semble que ni les éditeurs, ni les responsables hospitaliers n'ont pris la mesure de ce problème.­
Par Florian LACERRE le 09/12/2014 à 07:29
Bonjour,



j'ajoute à cette discussion une réponse récente des archives départementales du Rhône.



Si ce site le permet, je pourrai joindre le "vade-mecum de dématérialisation" évoqué.



Bien à vous



____________



­A Lyon, le 25 Novembre 2014



Bonjour,



Je vous remercie pour votre message. Vous avez, en effet, bien fait de contacter les Archives départementales du Rhône. Les Archives départementales, après examen de toute la documentation nécessaire à la prise de décision (cahier des charges, fiches de procédures...), doivent délivrer un avis technique concernant la destruction des originaux papier avant leur durée d'utilité administrative. Sans cette autorisation, toute élimination d'archives publiques est interdite et punie par la loi.

Je joins à mon courrier le vademecum de dématérialisation rédigé par les Archives de France. Il faudrait pouvoir nous renseigner sur chacun de points énumérés dans ce vademecum.

Je ne vous cache pas que l'absence d'un véritable SAE (système d'archivage électronique)ainsi que la forte valeur probante des dossiers patients sont des éléments plaidant contre l'autorisation des originaux papier.



Je vous remercie par avance et me tiens à votre disposition pour toute question.



Cyrielle GUAL

Conservateur du patrimoine, adjointe au directeur

Sous-direction des archives communales, hospitalières et de l'archivage électronique

Archives départementales du Rhône



Département du Rhône

Tél. 04 72 35 35 16

Courriel cyrielle.gual@rhone.fr

Site Internet http://archives.rhone.fr/



Pour suivre notre actualité :

notre site internet : http://archives.rhone.fr/

notre blog : http://archivesrhone.wordpress.com/



Courtoises salutations,



Archives départementales du Rhône ­
Par MODERATEUR FORUM le 09/12/2014 à 17:02
Bonjour,



Merci de votre message.



Vous trouverez ­ici­ le vademecum mentionné dans le message précédent. Il s'agit d'un document du Service Interministériel des Archives de France à destination des personnes des Archives départementales ayant en charge l'autorisation de la destruction des documents sur support papier. Ce document reprend les différents critères devant être respectés pour une destruction des documents papier.



Bien cordialement,



L'équipe ANAP­