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Nouvel autodiagnostic

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Sommaire

  • 1. Axe 1 - Stratégie
    • 1.1. Alignement sur le projet d'établissement
    • 1.2. Alignement sur le schéma directeur SI
  • 2. Axe 2 - Leadership
    • 2.1. Directoire ou son équivalent
    • 2.2. Equipe projet
  • 3. Axe 3 - Pilotage
    • 3.1. Gouvernance
    • 3.2. Cadrage
    • 3.3. Suivi
  • 4. Axe 4 - Méthodologie de projet
  • 5. Axe 5 - Personnel
  • 6. Axe 6 - Mutualisation
  • 7. Axe 7 - Partenariats et environnement
    • 7.1. Editeur/intégrateur
    • 7.2. AMOA
    • 7.3. Projets connexes
    • 7.4. Organisations territoriales
    • 7.5. Réglementation
  • 8. Axe 8 - Impacts sur la performance de l'établissement ?
    • 8.1. Impacts sur les pratiques professionnelles
    • 8.2. Impacts financiers
    • 8.3. Impacts SIH
    • 8.4. Impacts sur la prise en charge des patients

Diagnostiquer les risques liés à la gouvernance

1. Axe 1 - Stratégie
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer la manière dont la structure met en œuvre sa mission (vision claire de l'objectif global de la structure d'un objectif central) et définit introduit une politique appropriée aux objectifs et aux plans préalablement prévus.

1.1. Alignement sur le projet d'établissement
Non concerné

1. Les objectifs stratégiques de l'établissement sont-ils formalisés (par exemple dans le cadre du projet d'établissement) ?

2. Les objectifs stratégiques de l'établissement sont-ils partagés / connus (actions de communication auprès du Directoire ou son équivalent, du personnel médical, des cadres, du Responsable SI, du chef de projet ) ?

1.2. Alignement sur le schéma directeur SI
Non concerné

3. Disposez-vous d'un schéma directeur SI actualisé ?

4. Ce Schéma Directeur SI est-il en cohérence avec le projet d'établissement et l'environnement (Schéma directeur de territoire, schéma directeur régional) ?

5. Le projet est-il aligné sur ce schéma directeur ?

6. Le projet est il en phase avec les principaux objectifs stratégiques de l'établissement ?

2. Axe 2 - Leadership
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer comment les porteurs du projets (équipe projet et membres du Directoire ou de son équivalent) développent la vision et les valeurs en lien avec le projet, s’impliquent dans la réussite du projet, motivent et soutiennent les contributeurs et futurs utilisateurs.

2.1. Directoire ou son équivalent
Non concerné

7. Le Directoire ou son équivalent est-il sponsor du projet (participation aux comités de pilotage, suivi de l'avancement, échange avec le chef de projet, etc.)?

8. Comment le Directoire ou son équivalent priorise-t-il ce projet SI par rapport aux axes stratégiques / préoccupations de l'établissement ?

9. Y a-t-il eu des changements au sein du Directoire ou son équivalent (ex :arrivée d'un nouveau Directeur) pouvant impacter le projet ?

10. Le projet a-t-il été présenté au Directoire ou son équivalent de l'établissement ?

11. Le projet a-t-il été présenté en CME (Commission médicale d'Etablissement) ?

2.2. Equipe projet
Non concerné

12. Le chef de projet dispose-t-il des moyens (équipe, compétences, temps dédié etc.) nécessaires pour mener à bien le projet ?

13. Y a-t-il eu des changements au sein de l'équipe projet (ex : changement de chef de projet) pouvant impacter le projet ?

14. L'équipe projet, composée des référents métiers et techniques, est-elle légitime ? (expérience, reconnaissance, engagement / motivation)

3. Axe 3 - Pilotage
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer la démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d’un projet complexe (ex : allocations de ressources ou de budget, révision du périmètre du projet, révision des délais…etc.).

3.1. Gouvernance
Non concerné

15. Avez-vous mis en place un comité de pilotage avec participation d'un membre du Directoire ou de son équivalent ?

16. Ces comités permettent-ils d'obtenir, en temps et en heure, des décisions / arbitrages formels et validés ?

17. Avez-vous mis en place des comités opérationnels / comité de suivi ?

18. Ces comités permettent-ils d'obtenir des décisions / arbitrages formels et validés par l'équipe projet?

3.2. Cadrage
Non concerné

19. Votre projet concerne-t-il une première informatisation du domaine fonctionnel concerné ou bien, s'agit-il d'une extension ou amélioration d'un domaine déjà informatisé ?

20. Avez-vous défini et formalisé le périmètre fonctionnel et technique du projet ?

21. Avez-vous défini et formalisé les besoins en ressources humaines (en h/ jour et valorisé en TJM) et financières ?

22. Avez-vous défini et formalisé le macro-planning du projet ? (étendu, étapes, lotissement et jalons, articulation avec les autres projets )

23. La probabilité de voir évoluer le périmètre du projet (fonctionnel, nombre d'acteurs…) est-elle importante ?

24. Avez-vous mis en place des indicateurs de résultats, permettant d'évaluer la valeur créée ?

25. Quand prévoyez-vous les premiers résultats visibles pour les utilisateurs ? (Question non pertinente pour les études)

3.3. Suivi
Non concerné

26. Effectuez-vous un suivi des risques projet formalisé (de type cartographie des risques, plan de maitrise des risques, procédure d'alerte…) ?

27. Effectuez-vous un suivi du planning ?

28. Effectuez-vous un suivi valorisé des charges internes consommée et du reste à faire ?

29. Effectuez-vous un suivi des prestations externes (engagées et facturées) ?

30. Effectuez-vous un suivi de l'avancement du projet (via des indicateurs d'avancement) ?

4. Axe 4 - Méthodologie de projet
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer les efforts mis en œuvre pour s'appuyer sur des méthodes éprouvées (rigueur et organisation de la conduite de projet, outillage utilisé, modes et rythme de communication des décisions prises, etc.) et améliorer constamment la conduite de projet

31. Avez-vous élaboré un planning détaillé (parallélisation et enchainement des tâches, durée, jalons…) ?

32. Vous appuyez-vous sur des méthodologies de conduite de projet / bonnes pratiques dans le cadre de votre projet ?

33. Avez-vous formalisé un Plan d'Assurance Qualité ?

34. Avez-vous formalisé et mis en œuvre la procédure de gestion de l'ensemble de la documentation projet (document MOA, MOE…)?

35. Avez-vous défini et mis en œuvre une stratégie de conduite du changement ?

36. Avez-vous défini un plan de communication et/ou mis en œuvre des actions de communication autour du projet ?

37. Les cibles de communication ont-elles été identifiées ?

38. Avez-vous défini le plan de formation ?

39. Avez-vous défini et mis en œuvre un plan d'accompagnement des utilisateurs ?

5. Axe 5 - Personnel
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer la manière dont le potentiel humain au niveau individuel et collectif (esprit d'entreprise) est mis en œuvre pour garantir la réussite du projet

40. Avez-vous identifié les profils et compétences nécessaires en interne et en externe ?

41. Avez-vous estimé les charges internes nécessaires par profil sur la durée du projet ? (en garantissant un bon équilibre entre les profils métiers et les profils techniques)

42. Votre équipe projet inclut-elle des référents métiers ? (personne de l'équipe projet qui prend en charge et organise la réalisation d'une dimension métier du projet)

43. Parvenez-vous à mobiliser des experts métiers pour valider les étapes clés du projet ? (= interlocuteur métier hors équipe projet, qui intervient en tant qu'expert pour valider les propositions de l'équipe projet)

44. Parvenez-vous à mobiliser des experts techniques pour valider les étapes clés du projet ? (= interlocuteur technique hors équipe projet, qui intervient en tant qu'expert pour valider les propositions de l'équipe projet)

45. Impliquez-vous les futurs utilisateurs dans le projet ?

46. Le Directoire ou son équivalent a-t-il pris des engagements vis-à-vis du chef de projet concernant la mise à disposition de ressources internes (en nombre et en compétence) ?

47. Disposez-vous d'une cellule de marché impliquée dans le projet ?

6. Axe 6 - Mutualisation
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer le niveau de risque associé aux projets mutualisés

48. Le projet est-il mutualisé ?

49. Combien d'établissements participent au projet ?

50. Est-ce que les établissements sont de taille (en nombre de lits et places) comparable ?

51. Est-ce que les établissements ont des activités (MCO/SSR/Psy) comparables ou complémentaires (par exemple MCO-SSR) ?

52. Est-ce que les établissements sont :

53. Quel est l'éloignement moyen des établissements (en moyenne de temps de trajet) ?

54. Les objectifs de la mutualisation sont-ils clairement définis et partagés ?

55. Le périmètre de mutualisation est-il susceptible d'évoluer / a-t-il évolué ?

56. Les priorités / plannings du projet sont-ils les mêmes pour l'ensemble des établissements ?

57. Existe-il une structure commune de pilotage dans laquelle le circuit de décision est explicite ?

58. Un chef de projet à la maille "projet mutualisé" a-t-il été nommé ?

59. Avez-vous mis en place une méthodologie et des habitudes de travail en commun ?

7. Axe 7 - Partenariats et environnement
Non concerné

Cet axe permet d'évaluer la maitrise des facteurs hexogènes au projet : sécurisation de la relation avec les partenaires, identification des projets connexes, prise en compte et intégration des évolutions de la réglementation…

7.1. Editeur/intégrateur
Non concerné

60. Dans le cadre de votre projet, travaillez-vous avec un éditeur ?

61. Un cahier des charges est/sera-t-il élaboré avant de sélectionner votre éditeur / intégrateur ?

62. Avez-vous contractualisé les engagements précis de l'intégrateur / éditeur et associé le paiement de la prestation à des jalons clés ?

63. Le plan produit du logiciel utilisé répond il à vos besoins (délais, fonctions) ?

64. Un engagement de qualité de service (SLA : Service Level Agreement) est il formalisé et contractualisé avec l'intégrateur / éditeur ?

7.2. AMOA
Non concerné

65. Disposez-vous d'une assistance à maitrise d'ouvrage (AMOA) ?

66. Si oui, avez-vous procédé au choix du prestataire MOA avant de choisir votre éditeur / intégrateur ?

67. Avez-vous contractualisé les engagements précis et associé le paiement de la prestation à des jalons clés ?

7.3. Projets connexes
Non concerné

68. Existe-t-il des projets connexes à ce projet ?

69. Le chef de projet est-il régulièrement informé de leur avancement ?

7.4. Organisations territoriales
Non concerné

70. Avez-vous identifié des évolutions organisationnelles dans l'environnement de votre établissement qui impactent votre projet (réorganisation territoriale, fusion d'établissement…) ?

7.5. Réglementation
Non concerné

71. Est-ce que le projet est fortement impacté par la réglementation ? => manuel de certification HAS, sécurité, bonne pratique, confidentialité, gestion de droits, gestion du consentement patient / période règlementaire de stockage de l'information…)

72. Quel est votre niveau de connaissance de cette réglementation ?

Cet axe permet d'évaluer l'anticipation des impacts du projet sur la performance de l'établissement porteur. Il permet de s'assurer que les résultats attendus sont clairs et partagés et que les changements prévisibles induits par le projet ont été pris en compte, que ce soit d'un point de vue financier, humain (sur les pratiques) ou technique.

8. Axe 8 - Impacts sur la performance de l'établissement ?
Non concerné

8.1. Impacts sur les pratiques professionnelles
Non concerné

73. Avez-vous identifié les pratiques professionnelles impactées par le projet ? (services, acteurs, mode de fonctionnement, glissement de tâches…)

74. Disposez-vous d'une formalisation des processus existants liés à ces pratiques professionnelles ?

75. Avez-vous formalisé les processus cibles ?

76. Avez-vous mesuré l'écart entre les processus cibles et les processus existants ? (identifier le plan d'actions à entreprendre pour mettre en œuvre ces processus cibles, valoriser ce plan d'actions)

8.2. Impacts financiers
Non concerné

77. Actualisez-vous régulièrement le budget prévisonnel de votre projet?

78. Actualisez-vous, en conséquence, le mode de financement du projet?

79. Actualisez-vous, à partir de la phase pilote, les gains attendus du projet? (gains financiers directs ou indirects)

8.3. Impacts SIH
Non concerné

80. Disposez-vous d'une cartographie fonctionnelle actualisée du SIH?

81. Disposez-vous d'une description actualisée de voter cartographie applicative du SI?

82. Avez-vous évalué les moyens nécessaires pour assurer la maintenance et l'exploitation de l'outil?

83. Avez-vous identifié les impacts sur l'infrastructure technique et prévu les achats en conséquences?

84. Avez-vous identifié et spécifié les interfaces à mettre en place dans le cadre du projet?

8.4. Impacts sur la prise en charge des patients
Non concerné

85. Avez-vous estimé l'impact du projet sur la qualité de la prise en charge des patients?

86. Avez-vous pris les mesures nécessaires pour garantir la continuté de la prise en charges des patients?

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