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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Objet

Le présent mode opératoire a pour objet de présenter la logique de fonctionnement du Kit Simplifié de Pilotage de Projets (KS2P) proposé par l'ANAP pour vous permettre de mieux sécuriser vos projets.

L'outil KS2P

KS2P est une proposition de méthodologie de conduite de projet simplifiée comprenant :

  1. Une description du cycle de vie du projet présentant les phases, les activités et les documents livrables à chaque étape.
  2. Un questionnaire d'aide à l'évaluation et à la réflexion sur les modalités de conduite du projet. Des actions correctives sont proposées dès que la réponse est donnée directement dans le questionnaire.
  3. Une restitution graphique permettant de visualiser la situation sur chaque activité/livrable.
  4. "Les principaux modèles de documents indispensables à la conduite du projet.

Principes Directeurs

Un projet s'organise en phases ou étapes successives et complémentaires. Le passage d'une phase à une autre est conditionné par l'approbation des livrables par la Direction ou son représentant.

Le passage de phase est déclenché par l'élaboration, la validation et l'approbation formelles des livrables. Le respect de ce principe contribue fortement à la maîtrise des risques et à la réussite du projet en termes de périmètre, délai et coût.

Le questionnaire

Pour chaque activité/livrable du projet, 5 questions sont posées. Les questions correspondent au cycle de formalisation, validation, approbation du document et à la prise en compte d'au moins 2 points opérationnels clés dans son contenu.

Un livrable formalisé et complet permet de :

  1. S'assurer que le périmètre fonctionnel, technique, organisationnel et financier du projet est bien couvert ;
  2. Partager les sujets traités avec les acteurs du projet au cours de la validation des documents;
  3. Informer et impliquer les responsables hiérarchiques du projet ;
  4. Piloter et contrôler le projet à partir d'un référentiel formellement établi.

La logique de KS2P appliquée à chaque livrable de chaque phase du projet, est fonction du type de réponse et de la nature des risques sous-jacents à chaque livrable attendu.

Le tableau ci-après présente la typologie des actions suggestions proposées.

Type de réponse apportée Nature des risques sous-jacents Nature des actions/suggestions proposées
Oui, complétement Par hypothèse, si les livrables de chaque phase ont été formalisés, les points clés du sujet ont été traités, ils sont validés et approuvés, on considère que la maîtrise des risques du projet est satisfaisante. Donc, pas ou peu de risque risque de périmètre, de délai ou de coût. C'est parfait, sans commentaires. 
Oui, partiellement Les natures de risques suivants apparaîssent : oubli de certains sujets importants, risque de périmètre fonctionnel, technique et risque financier si les livrables ne sont pas au niveau attendu à l'échéance ; risque organisationnel et risque de résistance au changement si il y a une faible participation des acteurs du projet dans la validation de documents ; risque stratégique si déconnection de la direction de l'ES dans l'approbation des documents. Indique pourquoi il faut compléter, valider ou faire approuver formellement le livrable.
C'est en cours de réalisation Il s'agit du risque "d'effet tunel" (délai). Le livrable n'est jamais vraiment terminé en conséquence les sujets ne sont pas sous contrôle de manière exhaustive. Met l'accent sur la nécessité de fixer une échéance et de s'assurer de son respect.
Uniquement informellement Souvent, certains sujets peuvent être traités oralement. Le risque est double : risque de compréhension divergente des sujets traités; risque de désengagement sur les options prises. Met l'accent sur les raisons pour lesquelles il convient de formaliser le livrable en question.
Non Tous les risques inhérents à la formalisation et au partage sont présents : risque projet (livrable non élaboré ), risque de rejet du projet (non validé par les acteurs concernés) , risque de déconnection avec la stratégie de l'ES (non approuvé). Indique la nécessité de produire le livrable et rappelle les risques encourus vis à vis du livrable en question.

Rapport graphique

A l'issue du questionnaire, un rapport graphique sera proposé représentant l'évaluation des risques portés par le projet.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Objet

Le présent mode opératoire a pour objet de présenter la logique de fonctionnement du Kit Simplifié de Pilotage de Projets (KS2P) proposé par l'ANAP pour vous permettre de mieux sécuriser vos projets.

L'outil KS2P

KS2P est une proposition de méthodologie de conduite de projet simplifiée comprenant :

  1. Une description du cycle de vie du projet présentant les phases, les activités et les documents livrables à chaque étape.
  2. Un questionnaire d'aide à l'évaluation et à la réflexion sur les modalités de conduite du projet. Des actions correctives sont proposées dès que la réponse est donnée directement dans le questionnaire.
  3. Une restitution graphique permettant de visualiser la situation sur chaque activité/livrable.
  4. "Les principaux modèles de documents indispensables à la conduite du projet.

Principes Directeurs

Un projet s'organise en phases ou étapes successives et complémentaires. Le passage d'une phase à une autre est conditionné par l'approbation des livrables par la Direction ou son représentant.

Le passage de phase est déclenché par l'élaboration, la validation et l'approbation formelles des livrables. Le respect de ce principe contribue fortement à la maîtrise des risques et à la réussite du projet en termes de périmètre, délai et coût.

Le questionnaire

Pour chaque activité/livrable du projet, 5 questions sont posées. Les questions correspondent au cycle de formalisation, validation, approbation du document et à la prise en compte d'au moins 2 points opérationnels clés dans son contenu.

Un livrable formalisé et complet permet de :

  1. S'assurer que le périmètre fonctionnel, technique, organisationnel et financier du projet est bien couvert ;
  2. Partager les sujets traités avec les acteurs du projet au cours de la validation des documents;
  3. Informer et impliquer les responsables hiérarchiques du projet ;
  4. Piloter et contrôler le projet à partir d'un référentiel formellement établi.

La logique de KS2P appliquée à chaque livrable de chaque phase du projet, est fonction du type de réponse et de la nature des risques sous-jacents à chaque livrable attendu.

Le tableau ci-après présente la typologie des actions suggestions proposées.

Type de réponse apportée Nature des risques sous-jacents Nature des actions/suggestions proposées
Oui, complétement Par hypothèse, si les livrables de chaque phase ont été formalisés, les points clés du sujet ont été traités, ils sont validés et approuvés, on considère que la maîtrise des risques du projet est satisfaisante. Donc, pas ou peu de risque risque de périmètre, de délai ou de coût. C'est parfait, sans commentaires. 
Oui, partiellement Les natures de risques suivants apparaîssent : oubli de certains sujets importants, risque de périmètre fonctionnel, technique et risque financier si les livrables ne sont pas au niveau attendu à l'échéance ; risque organisationnel et risque de résistance au changement si il y a une faible participation des acteurs du projet dans la validation de documents ; risque stratégique si déconnection de la direction de l'ES dans l'approbation des documents. Indique pourquoi il faut compléter, valider ou faire approuver formellement le livrable.
C'est en cours de réalisation Il s'agit du risque "d'effet tunel" (délai). Le livrable n'est jamais vraiment terminé en conséquence les sujets ne sont pas sous contrôle de manière exhaustive. Met l'accent sur la nécessité de fixer une échéance et de s'assurer de son respect.
Uniquement informellement Souvent, certains sujets peuvent être traités oralement. Le risque est double : risque de compréhension divergente des sujets traités; risque de désengagement sur les options prises. Met l'accent sur les raisons pour lesquelles il convient de formaliser le livrable en question.
Non Tous les risques inhérents à la formalisation et au partage sont présents : risque projet (livrable non élaboré ), risque de rejet du projet (non validé par les acteurs concernés) , risque de déconnection avec la stratégie de l'ES (non approuvé). Indique la nécessité de produire le livrable et rappelle les risques encourus vis à vis du livrable en question.

Rapport graphique

A l'issue du questionnaire, un rapport graphique sera proposé représentant l'évaluation des risques portés par le projet.

Sommaire

  • P0-P1. Planifier et cadrer le projet
    • P0P1A. Evaluer
    • P0P1B. Organiser
  • P2. Acquérir
    • P2A. Spécifier
    • P2B. Sélectionner
    • P2C. Contractualiser
  • P3. Lancer - Démarrer
    • P3A. Lancer
    • P3B. Démarrer
  • P4. Mettre en œuvre
    • P4A. Installer
    • P4B. Tester
    • P4C. Déployer
  • P5-P6. Clore le déploiement
    • P5P6A. Mesurer
    • P5P6B. Cloturer

Diagnostiquer mon projet à chaque étape (mode projet)

P0-P1. Planifier et cadrer le projet
Non concerné

Livrable : Etude d'opportunité

P0P1A. Evaluer
Non concerné

1.1. L'étude d'opportunité est-elle réalisée avant de démarrer le projet ?
2.13. L'étude d'opportunité démontre-t-elle que le projet est en accord avec la stratégie de l'établissement ? (projet d'établissement et Schéma Directeur du Système d'Information)
3.25. Les enjeux et les objectifs du projet sont-ils décrits et clairs ?
4.37. Les métiers sont-ils associés à l'étude d'opportunité ?
5.49. L'étude d'opportunité est-elle approuvée par l'instance de décision du SI (ou à défaut par le Directoire) ?

Livrable : Note de cadrage

P0P1B. Organiser
Non concerné

1.2. Les indicateurs d'impacts sur la performance sont-ils définis et mesurés régulièrement ?
2.14. Existe-t-il un macro-planning complet du projet jusqu'à la fin du déploiement ?
3.26. Un autodiagnostic des risques de la gouvernance du projet est-il réalisé par les décideurs impliqués ? (outil d'autodiagnostic proposé par l'ANAP)
4.38. La note de cadrage est-elle validée par les acteurs du projet ? (futurs utilisateurs et personnes qui participeront à la réalisation )
5.50. L'instance de décision du SI (ou par défaut, le Directoire) a-t-elle approuvé la note de cadrage ?

P2. Acquérir
Non concerné

Livrable : Cahier des charges

P2A. Spécifier
Non concerné

1.3. L'offre des différents éditeurs est-elle connue avant la finalisation du cahier des charges ?
2.15. Les références réussies sont-elles connues avant de finaliser le cahier des charges ?
3.27. Les différentes contraintes sur l'utilisation de l'outil informatique sont-elles prises en compte dans le cahier des charges ? (récupération des données existantes, intégration dans le SIH et dans le SI du territoire, sécurité (notamment la disponibilité de l'application), objectifs de performance)
4.39. L'élaboration du cahier des charges est-elle faite de manière consensuelle ? (implication des futurs utlisateurs sur la définition du périmètre fonctionnel)
5.51. Le comité de pilotage du projet approuve-t-il le cahier des charges ?

Livrable : Appel d'offres

P2B. Sélectionner
Non concerné

1.4. Les modalités de choix de la solution inscrites dans l'appel d'offres sont-elles adaptées au cahier des charges ?
2.16. Le type d'appel d'offres choisi est-il adapté ? (l'effort de sélection de la solution n'est-il pas disproportionné par rapport à l'effort de sa mise en œuvre)
3.28. Le processus de dépouillement est-il défini dans un dossier de choix comprenant : les modalités de présentation des solutions, les grilles d'évaluation, la méthode finale de décision ?
4.40. L'équipe en charge des propositions de choix a-t-elle connaissance de l'ensemble des documents constituant l'AO ?
5.52. Le comité de pilotage du projet approuve-t-il formellement le choix ?

Livrable : Notification du marché

P2C. Contractualiser
Non concerné

1.5. La cellule des marchés ou son équivalent connait-elle le déroulement prévu du marché ?
2.17. Existe-t-il une procédure de travail opérationnelle entre la cellule de suivi des marchés (ou son équivalent) et le chef de projet ?
3.29. La solution retenue permet-elle d'atteindre les objectifs fixés ?
4.41. Les écarts identifiés entre la proposition du fournisseur et les besoins sont-ils formalisés dans le contrat final ?
5.53. Le comité opérationnel du projet connait-il la date de notification du marché ?

P3. Lancer - Démarrer
Non concerné

Livrable : Plan Qualité Projet, Planning

P3A. Lancer
Non concerné

1.6. Le PQP remis par l'éditeur est-il cohérent avec la note de cadrage ?
2.18. Le PQP avec ses annexes est-il élaboré avec le prestataire ?
3.30. Le planning est-il réaliste ? (cohérent avec la note de cadrage)
4.42. Le comité de pilotage a-t-il prévu de s'assurer de la disponibilité nécessaire et suffisante des futurs utilisateurs métiers qui participent à la réalisation du projet ?
5.54. Le plan qualité complété de ses annexes et le planning sont-ils validés en comité de pilotage de lancement ?

Livrable : cahier de vérifications

P3B. Démarrer
Non concerné

1.7. Existe-t-il un cahier de vérifications qui définit le mode opératoire des tests ?
2.19. Le cahier de vérifications couvre-t-il les exigences du marché ? (exigences contractuelles de la MOM, la VA et la VSR)
3.31. Les configurations d'exécution des tests sont-elles définies ?
4.43. Les tests fonctionnels sont-ils définis avec les utilisateurs ?
5.55. Le fournisseur a-t-il approuvé le plan de tests ?

P4. Mettre en œuvre
Non concerné

Livrable : MOM

P4A. Installer
Non concerné

1.8. La DSI est-elle suffisamment formée à l'utilisation des éléments logiciels fournis ? (autonomie pour exploitation)
2.20. Existe-t-il une documentation d'utilisation et d'exploitation des logiciels conforme aux exigences du marché ?
3.32. La procédure de résolution des réserves est-elle formalisée avec le fournisseur ?
4.44. Les réserves identifiées au cours de la MOM sont-elles précisées et classées selon un degré de gravité ?
5.56. Le comité de pilotage a-t-il approuvé le PV de la MOM et pris une décision sur le paiement du fournisseur ?

Livrable : VA

P4B. Tester
Non concerné

1.9. La disponibilité des équipes pour la réalisation du plan de tests de la VA est-elle planifiée ?
2.21. La totalité du plan de tests de la VA est-il exécuté ?
3.33. La procédure de résolution des réserves est-elle formalisée avec le fournisseur ?
4.45. Les réserves identifiées au cours de la VA sont-elles précisées et classées selon un degré de gravité ?
5.57. Le comité de pilotage a-t-il approuvé le PV de la VA et pris une décision sur le paiement du fournisseur ?

Livrable : Plan de déploiement

P4C. Déployer
Non concerné

1.10. le plan de déploiement est-il formalisé ?
2.22. L'assistance aux utilisateurs est-elle suffisante pendant les étapes de déploiement ?
3.34. La procédure de gestion pour corriger les incidents qui sont détectés par les utilisateurs est-elle mise en oeuvre ?
4.46. Le plan de déploiement est-il validé avec les services concernés ? (responsables et futurs utilisateurs)
5.58. Le plan de déploiement a-t-il été approuvé en comité de pilotage ?

P5-P6. Clore le déploiement
Non concerné

Livrable : VSR

P5P6A. Mesurer
Non concerné

1.11. Des indicateurs permettant de suivre la qualité de service pendant la phase de VSR ont-ils été validés avec le fournisseur ?
2.23. La totalité du plan de tests de la VSR est-il exécuté ?
3.35. La procédure de résolution des réserves est-elle formalisée avec le fournisseur ?
4.47. Les réserves identifiées au cours de la VSR sont-elles précisées et classées selon un degré de gravité ?
5.59. Le comité de pilotage a-t-il approuvé le PV de la VSR et pris une décision sur le paiement du fournisseur ?

Livrable : Bilan de projet

P5P6B. Cloturer
Non concerné

1.12. Le contrat de maintenance est-il opérationnel suite à la levée de l'ensemble des réserves ?
2.24. Le bilan du projet est-il réalisé ?
3.36. Les indicateurs d'impacts sur la performance sont-ils analysés ?
4.48. Avez-vous archivé les documents clés du projet (capitalisation) ?
5.60. Les ressources sont-elles réaffectées ?

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